Estamos vivendo a era digital, mas as chamadas telefônicas continuam sendo parte das atividades de uma empresa. Você sabe como receber ligações de clientes com secretária personalizada pode influenciar o sucesso do seu empreendimento?
Esse é um dos serviços que compõem um escritório virtual, a opção mais acessível para ter uma estrutura de atendimento na sua empresa. Acredite, a forma como as ligações são atendidas influenciam a imagem que os clientes fazem de um empreendimento.
Vamos entender melhor o impacto do atendimento telefônico com secretária personalizada? Continue a leitura e veja como esse, que parece ser um detalhe, poderá ajudar a impulsionar seu negócio.
Saiba mais sobre o serviço de escritório virtual
O serviço de escritório virtual é utilizado principalmente por empresas remotas ou que funcionam em espaços compartilhados. É uma opção para ter uma base para o negócio, incluindo endereço para finalidades fiscais e comerciais, além de atendimento telefônico, por um custo mais acessível do que manter um escritório próprio.
Esse tipo de facilidade faz sucesso porque consegue suprir diversas necessidades dos empreendimentos da atualidade. Além disso, é possível contratar exatamente aquilo que precisa, da maneira que fizer mais sentido para cada negócio. Assim, os custos são otimizados e o empreendedor pode gerenciar as finanças estrategicamente.
Soluções como o escritório virtual fazem parte do conceito de economia compartilhada, que está ganhando cada vez mais força graças às facilidades da tecnologia. Através delas, as pessoas desfrutam de bens diversos sem a necessidade de possuí-los.
De acordo com dados levantados pela revista Forbes, em 2013 as soluções de economia compartilhada movimentaram 3,5 bilhões de dólares. No ano seguinte, os resultados chegaram a 15 bilhões. A projeção para 2025 é que esse valor chegue à casa dos 300 bilhões, segundo a PwC.
Esses números mostram que esse tipo de serviço foi muito bem aceito em todo o mundo. Afinal de contas, democratiza o acesso a bens e outras facilidades, além de estar alinhado com questões de sustentabilidade.
Como funciona o atendimento telefônico no escritório virtual?
O atendimento telefônico é importante para qualquer empreendimento, pois o número de telefone é uma informação que faz parte dos dados básicos de uma empresa.
Inclusive, é um hábito dos clientes que estão buscando prestadores de serviços procurar informações como o endereço e o telefone no site corporativo e outros materiais de divulgação.
Embora o contato possa ser realizado online na maior parte dos casos, o número telefônico transmite certa confiança. Além disso, dependendo da urgência para solicitar certas informações, a ligação acaba sendo mais prática do que a espera por uma mensagem.
Em relação ao funcionamento do atendimento telefônico no escritório virtual, trata-se de algo bastante simples. Ao contratar o serviço, a empresa tem direito a um número exclusivo com atendimento personalizado.
Então, sempre que aquele número receber uma ligação, a secretária do escritório virtual irá atender mencionando o nome da empresa contratante do serviço. Todos os recados e solicitações são repassados ao seu destinatário por email ou outro meio combinado.
Resumindo, trata-se de uma experiência de atendimento por uma secretária particular, treinada para realizar essa atividade, com a diferença de não precisar arcar com os custos relacionados à contratação. Afinal, a profissional é contratada da empresa que presta o serviço de escritório virtual.
Vantagens do atendimento telefônico com secretária personalizada
Conheça as vantagens que o atendimento telefônico com secretária personalizada pode proporcionar ao seu empreendimento.
Atendimento realizado por uma profissional treinada
A qualidade do atendimento oferecido por uma empresa é fundamental para a conquista de clientes. Com o escritório virtual, as ligações são atendidas por profissionais treinados, mencionando o nome do seu negócio.
Se esse for o primeiro contato do cliente em potencial com o seu empreendimento, a relação será iniciada com uma primeira impressão positiva. Assim, as chances de se tornar um cliente de fato serão muito maiores.
Transmitir confiança e credibilidade aos clientes
Todos os detalhes que envolvem o atendimento aos clientes impactam a imagem que eles terão do negócio. O atendimento personalizado de uma secretária ajuda a transmitir confiança e credibilidade, algo fundamental em um mercado cada vez mais competitivo.
Os clientes são atendidos com agilidade
Hoje, na maior parte das áreas, a oferta de serviços é muito grande, por isso, é necessário se diferenciar nos detalhes. A agilidade com a qual as informações são transmitidas gerou nas pessoas um senso de urgência. Logo, uma demora no atendimento pode significar a perda de clientes.
Com a secretária do escritório virtual, todos que entrarem em contato através do número exclusivo da empresa são atendidos de maneira ágil. Dessa forma, aumentam-se as chances de captar mais leads quentes e mantê-los.
Receber os recados rapidamente
Talvez você esteja se perguntando qual o passo seguinte após o recebimento de uma ligação pela secretária. O que acontece é o redirecionamento do recado ao responsável pela empresa e contratante do serviço de escritório virtual, geralmente por email.
Isso significa que as solicitações e outras mensagens feitas pelo telefone chegam rapidamente ao empreendimento. Assim, é possível retornar o contato ao cliente e agendar uma reunião ou realizar outra ação que for solicitada.
Não precisar parar o trabalho para atender o telefone
Já imaginou ser o responsável por atender as ligações do seu próprio negócio? Além de não ser indicado por não transmitir credibilidade, isso pode ser inviável pela quantidade de interrupções no trabalho ao longo do dia.
Não dá para, por exemplo, desligar o telefone enquanto estiver em uma reunião ou realizando outra atividade que necessite de concentração. Afinal, não se pode prever quando um cliente em potencial irá entrar em contato.
Contando com uma secretária para atender essas chamadas, você pode realizar suas reuniões, viagens e outras atividades com a tranquilidade de que todos os contatos serão atendidos e os recados repassados.
Gestão do serviço a cargo do escritório virtual
A contratação de uma secretária particular não gera apenas custos, mas também envolve tempo. Afinal de contas, é importante acompanhar o desempenho da profissional, dar feedbacks e orientá-la quanto ao trabalho realizado.
No caso do escritório virtual, a secretária é funcionária da empresa prestadora desse serviço e não do seu empreendimento. Logo, a gestão de recursos humanos não será sua responsabilidade.
Ter acesso a todas essas vantagens por um custo mais acessível
Por fim, está a vantagem de ter acesso a todos os benefícios mencionados por um custo bem mais acessível do que manter um escritório próprio e contratar uma secretária particular. Nesse caso, a economia não prejudica a qualidade, pelo contrário, pois o atendimento será prestado com excelência.
Impacto do bom atendimento ao cliente
Você considera a qualidade do atendimento oferecido ao cliente nas decisões que toma no seu empreendimento. Caso ainda não, é importante reconhecer a relevância dessa iniciativa.
Para se ter uma ideia, uma pesquisa realizada pela Hibou, empresa especializada em monitoramento de mercado, mostrou que 94% dos consumidores consideram o bom atendimento fundamental. O quesito fica atrás apenas da qualidade dos produtos ou serviços, tida como relevante para 98% dos entrevistados.
Isso mostra o quanto é importante investir em soluções para proporcionar o melhor atendimento possível em todos os contatos com o cliente. E, claro, o atendimento telefônico não pode ser esquecido.
Para obter as vantagens do recebimento de ligações de clientes com secretária personalizada é preciso contar com um serviço de escritório virtual de qualidade. Nesse caso, a sua melhor escolha é o Virtual Office, empresa com 26 anos de experiência no ramo. Entre em contato para conhecer as opções de planos disponíveis!