É possível reduzir custos em escritórios e oferecer aos seus clientes, fornecedores e parceiros um atendimento profissional e de qualidade. Na postagem a seguir iremos apresentar com mais detalhes o conceito de escritórios virtuais e de que forma eles impactam na rotina de trabalho de um profissional autônomo ou de uma empresa.
Lembre-se de que a forma como os públicos de interesse do seu empreendimento são atendidos é determinante para a formação de uma imagem positiva. Dessa forma, unir economia e qualidade de atendimento é imprescindível.
Como reduzir custos em escritórios?
O escritório virtual consiste em um pacote de serviços operacionais para empresas que podem ou não usar uma estrutura física de apoio.
Os contratantes dessa modalidade têm acesso a:
- Trabalho de uma central de atendimento profissional;
- Administração de correspondências;
- Endereço comercial (aquele que consta nos materiais de divulgação);
- Endereço fiscal (utilizado para registrar o empreendimento nos órgãos públicos);
- Transmissão de recado, entre outros serviços.
Também é possível incluir em seu pacote de serviços de escritório virtual alguns dias de uso por mês de uma sala privativa em um espaço compartilhado. Basicamente, a sua empresa pode operar em um espaço físico com infraestrutura completa por uma taxa mensal em conta.
Confira a seguir dicas de como reduzir os custos da sua empresa adotando o serviço de escritório virtual.
1. Redução de custos com atendimento telefônico
Ao contratar o serviço de escritório virtual, a sua empresa conta com atendimento telefônico profissional realizado por uma central. Além da qualidade do atendimento, é interessante observar a grande economia alcançada. Sua companhia paga por todos os serviços do pacote em uma única taxa mensal, incluindo o serviço telefônico.
Não precisar manter linhas próprias para atendimento gera uma grande economia e ainda possibilita que o empreendedor se concentre nas atividades corporativas. Com mais tempo para focar no que precisa ser feito, é possível potencializar a qualidade do trabalho.
2. Redução de custos com mão de obra
No pacote de serviços de escritório virtual está incluído o serviço de atendimento telefônico profissional, ou seja, o trabalho desses profissionais. Sua empresa é representada por telefonistas e secretárias preparadas sem arcar com os custos de contratação.
Vale ressaltar que os profissionais dessas centrais de atendimento se destacam por serem fluentes em outros idiomas. Faz parte do trabalho deles atender as ligações de forma personalizada para sua empresa e ainda anotar os recados.
Esse é um serviço operacional que oferece grande benefício para o seu empreendimento, pois, mesmo quando você estiver ocupado, garantirá uma resposta para seus clientes. Com os recados devidamente anotados, é possível retorná-los em momento oportuno sem perder a chance de fechar um negócio.
3. Endereço comercial
Também faz parte do pacote de serviços do escritório virtual o endereço comercial. Esse é aquele que será divulgado como o da sede da sua empresa. Ou seja, é o endereço que constará nos cartões de visita, site, entre outros materiais de comunicação. Ter um endereço em uma área privilegiada de grandes centros urbanos é um fator impactante para a criação de uma imagem positiva.
Contudo, o aluguel convencional de um escritório em uma área bem localizada tem um custo significativo. Então, ao apostar no escritório virtual, é possível contar com esse endereço de sede sem os custos e burocracia de um contrato de aluguel. Para as empresas que não demandam o uso contínuo de uma estrutura física, é uma excelente alternativa.
4. Endereço fiscal
Outro elemento incluído no pacote de serviços dos escritórios virtuais que representa economia é o endereço fiscal. Para abrir legalmente uma empresa é necessário ter um endereço de sede para registrar.
Esse é aquele que estará oficialmente atrelado ao seu empreendimento. Isso significa que é importante fornecer um endereço que não irá mudar. Quando o endereço da companhia é alterado, se torna necessário fazer a devida mudança também nos registros oficiais.
Essa necessidade de alteração representa uma série de custos (pagamento de taxas, por exemplo) e uma grande dor de cabeça. Logo, a contratação de um escritório virtual é uma excelente solução, porque alia o fato de ter um endereço definitivo para a empresa, reduzindo a burocracia.
5. Gestão profissional de correspondências
No dia a dia corrido de um escritório, chega a ser natural que algumas correspondências se percam ou fiquem “esquecidas” em uma gaveta. O grande problema é que, normalmente, essas correspondências dizem respeito a questões relevantes e de débitos que precisam ser quitados.
Quando a falta de gestão das correspondências se torna algo contínuo, prejudica consideravelmente o bom andamento da empresa. O escritório virtual oferece esse serviço em que nenhum comunicado oficial se perde.
Ter esse sistema organizado e um local para centralizar as entregas de correspondências pode representar uma grande economia em médio e longo prazo. Também pode representar menos estresse para a rotina corporativa.
6. Redução de custos estruturais
Com o serviço de um escritório virtual, a sua empresa opera com uma estrutura de atendimento profissional sem precisar custear um espaço físico. Na prática, isso significa não ter custos com aluguel, condomínio, IPTU, água, luz, entre outros. Tirar esses ônus da companhia permite que ela cresça.
Se o crescimento da sua empresa demandar o uso de um escritório físico, é possível contratar o serviço de uso de salas privativas nos espaços compartilhados. Essa é uma solução também bastante econômica que permite trabalhar em um ponto bem localizado da cidade. Além disso, geralmente os planos de escritório virtual incluem até 4 dias de uso de salas privativas por mês.
7. Manutenção
Os custos de manutenção dos escritórios físicos representam um impacto significativo nas contas de uma empresa. A partir do momento em que se contrata um escritório virtual, é possível evitar esses custos e, ainda assim, ter uma imagem externa de pleno funcionamento.
Quando os clientes entram em contato com o número da sua empresa, são devidamente atendidos por profissionais treinados. E mesmo que sua companhia utilize o serviço de sala privativa, não terá custos de manutenção, pois tudo faz parte da taxa mensal.
O escritório virtual é uma excelente alternativa para reduzir custos e fazer a sua empresa crescer!