O escritório virtual oferece uma série de vantagens para as empresas que optam por esse serviço. Diferentemente do que o nome pode sugerir, esse não é um escritório que precisa ter sua existência restrita ao mundo digital. Os interessados podem combinar os serviços virtuais com o uso de salas privativas em espaços compartilhados.
Em suma, significa poder contar com atendimento telefônico profissional, com endereço comercial, endereço fiscal e também com salas para uso físico e exclusivo para sua empresa.
A seguir você poderá conhecer com mais detalhes as principais vantagens que esse modelo oferece para as empresas contratantes.
O que é escritório virtual?
O pacote de serviço de escritório virtual inclui atendimento telefônico e endereço virtual para o contratante. A empresa passa a contar com número exclusivo e atendimento personalizado.
Em outras palavras, quando os clientes ligam para o telefone divulgado pelo seu empreendimento são atendidos por telefonistas profissionais como se fosse um escritório convencional.
O atendimento telefônico é, em grande parte dos casos, o primeiro contato com os clientes e pode ser decisivo para a conversão. Além disso, os contratantes desse serviço têm acesso a endereço comercial (aquele que consta nos cartões de visita e demais materiais de divulgação) e endereço fiscal (utilizado para registro da empresa junto aos órgãos públicos).
Está incluído, ainda, o serviço de administração de correspondência e a possibilidade de incluir o uso de uma sala privativa durante alguns dias da semana. Então, além de contar com uma estrutura de atendimento telefônico, é possível ter um espaço físico para realizar as atividades corporativas.
Conheça as vantagens de contratar o serviço de escritório virtual para empresas
Acima explicamos o que é o serviço de escritório virtual. Abaixo vamos listar as principais vantagens de contratar esse tipo de serviço para a sua empresa.
1. Reforço da credibilidade
Ao contratar o serviço de escritório virtual, a sua empresa passa a contar com um serviço personalizado de atendimento. Isso significa que, quando as pessoas ligarem para o número do seu empreendimento, será como se estivessem ligando para um escritório convencional. Essa forma de atendimento personalizada reforça a credibilidade.
Tenha certeza de que o atendimento personalizado contribuirá significativamente para que clientes e parceiros se sintam mais inclinados a fechar negócios. Esse recurso contribui para criar uma imagem mais positiva da sua empresa.
2. Recados
Nem sempre é possível atender a uma ligação quando ela é feita. Com o escritório virtual você não perde mais oportunidades por não ter disponibilidade no momento do contato. Há uma central disponível para atender a ligação por você e anotar os recados. O repasse das mensagens é feito com rapidez e eficiência, agilizando o seu dia a dia de atividades comerciais.
3. Atendimento trilíngue
Com a internet, se tornou possível atender a clientes no mundo todo e você pode ampliar seu alcance contando com o atendimento de uma secretária trilíngue. Essa é mais uma forma de garantir que nenhuma oportunidade será perdida. Dependendo da sua área de atuação, esse é um diferencial determinante para alavancar o crescimento dos seus negócios.
4. Administração de correspondências
O recebimento, armazenamento e repasse de correspondências de uma empresa é essencial para o seu funcionamento. Uma gestão eficiente permite não perder nenhuma correspondência oficial. O escritório virtual é uma excelente alternativa por oferecer um endereço para o envio de cartas e afins, além de ter um sistema simples para a entrega ao destinatário.
5. Endereço comercial e construção de imagem positiva
Ter um endereço bem localizado para a sua empresa contribui para criar uma imagem de maior credibilidade junto aos clientes, investidores, parceiros e fornecedores.
No pacote de serviços do escritório virtual está incluído esse endereço para a divulgação nos cartões de visita e demais materiais de divulgação da sua companhia. Não subestime o impacto que uma localização em uma área de maior prestígio pode causar.
6. Endereço fiscal e redução da burocracia
Também faz parte do pacote o endereço fiscal, aquele que deverá ser usado para o registro da empresa nos órgãos públicos, como a Junta Comercial e a Receita Federal.
É importante salientar que esse endereço não precisa, necessariamente, ser o mesmo onde as atividades corporativas são realizadas. Então, contar com um endereço fiscal para essa função ajuda a reduzir a burocracia para a abertura oficial do seu empreendimento.
7. Sala privativa
Na contratação do escritório virtual é possível incluir uma sala privativa durante alguns dias da semana. Esse tipo de espaço é de uso exclusivo da sua empresa, ou seja, está isolado dos demais usuários do escritório compartilhado. Assim, é possível ter o benefício da privacidade para realizar suas atividades e ainda poder fazer networking com os outros usuários nas áreas de uso comum.
Muitas parcerias de sucesso têm início em um primeiro contato feito nos escritórios compartilhados. Então, é interessante buscar construir essa convivência com profissionais e empresas de diferentes áreas de atuação.
Escritório virtual: uma oportunidade de crescimento!
Ter um endereço para registro nos órgãos oficiais, assim como um endereço para divulgação, é essencial para alcançar mais públicos no mercado. Além disso, ao estabelecer suas atividades em um espaço compartilhado se abre um amplo leque de possibilidades, como fazer networking e profissionalizar o atendimento dos seus clientes, fornecedores e parceiros.
Em muitos casos, o que falta para que uma empresa prospere em seu setor é ser vista de forma mais profissional. Contar com um espaço físico para realizar determinadas tarefas também é uma forma de aumentar a qualidade das atividades.
Sendo assim, o investimento no escritório virtual tende a ter excelente retorno para as companhias. O crescimento da demanda pode ser observado em paralelo à adoção desse tipo de serviço.
É interessante solicitar um orçamento, lembrando que esse é um tipo de investimento bem menos custoso do que um aluguel e a contratação de profissionais de atendimento pelo sistema convencional.
Os espaços compartilhados já se consolidaram como parte do futuro corporativo. Já é uma solução bastante utilizada por empresas de diferentes setores e também por profissionais autônomos.
O escritório virtual é uma solução interessante que combina profissionalismo e redução de custos!