Conhecer os benefícios dos escritórios virtuais para empresas é essencial para os empresários que estão considerando contratar esse serviço. Trata-se de uma solução inovadora que vem mudando a forma como empreendimentos de diferentes portes fazem a gestão da comunicação com seus diferentes públicos.
Em um contexto em que as soluções mais econômicas e com foco na ampliação do leque de possibilidades estão em alta, é determinante conhecer mais a fundo essa alternativa. Entenda o que é o escritório virtual e como ele pode fazer a diferença para o seu negócio.
O que são escritórios virtuais para empresas?
Em linhas gerais, o escritório virtual é um serviço que permite o trabalho remoto e realização de diferentes atividades online. A premissa desse conceito é bastante simples de entender e não necessariamente esse escritório precisa existir somente no âmbito virtual.
Ao optar por contratar um escritório virtual, a empresa passa a contar com serviços diversos. São eles: atendimento telefônico personalizado; endereço para gestão das correspondências; endereço comercial (aquele que consta nos materiais de divulgação) e endereço fiscal (aquele usado para registrar o negócio em órgãos públicos).
Além disso, é possível adicionar ao pacote alguns dias de uso de uma sala privativa física para realizar atividades corporativas. Dessa forma, o escritório virtual não precisa existir apenas no universo digital. Essa é uma solução econômica porque permite ter uma série de serviços que, se fossem contratados de forma convencional, teriam um elevado custo.
Impactos positivos do escritório virtual para as empresas
Agora que explicamos o que é o escritório virtual, chegou o momento de apresentar os impactos positivos dele para as empresas.
1. Redução de custos
O escritório virtual é uma solução inovadora e econômica porque considera apenas o que o empresário irá utilizar. Em um contrato de aluguel convencional é necessário pagar pelo uso do espaço todos os dias da semana, independentemente de utilizar efetivamente com essa frequência.
Além disso, para haver atendimento telefônico e registro de recados, é necessário contratar uma secretária. Também é necessário pagar contas recorrentes como água, luz, telefone, internet. O escritório virtual, por sua vez, permite que todos esses custos sejam reduzidos e pagos através de uma taxa mensal.
É possível escolher entre diferentes planos, incluindo somente o que será utilizado realmente. Inclusive, a sua empresa pode escolher usar, por alguns dias da semana, uma sala privativa. Colocando na ponta do lápis, fica evidente que essa solução impacta positivamente nas finanças da empresa.
2. Atendimento de qualidade
Atender com excelência os clientes, potenciais clientes, fornecedores e parceiros que entram em contato com a sua empresa é determinante para construir uma boa imagem.
Faz parte dos serviços do escritório virtual ter um número exclusivo de atendimento para cada usuário. Assim, quando alguém liga para o número do seu empreendimento é atendido de forma personalizada. Essa personalização gera maior credibilidade em quem está entrando em contato.
Vale mencionar ser possível contar com secretária trilíngue, essencial para as empresas que realizam negócios no exterior. E não podemos deixar de mencionar o impacto positivo de não perder nenhuma oportunidade.
Pode acontecer de um potencial cliente ligar em um momento em que você não possa atendê-lo. Com o trabalho de recebimento e repasse de recados você não perde esse contato e pode retornar em um momento mais oportuno.
3. Administração da correspondência
Perder uma correspondência importante pode representar uma grande dor de cabeça. No entanto, quando o gestor da empresa e os seus colaboradores estão focados em suas atividades pode ser difícil gerenciá-las. O escritório virtual oferece um endereço para o envio das correspondências oficiais e também a gestão delas.
Esse é um serviço que geraria um custo extra para a sua empresa, mas que no escritório virtual faz parte do pacote. Nesse caso, a companhia tem tanto o impacto positivo da organização quanto da economia.
4. Endereço comercial
Consolidar uma empresa no seu segmento de mercado pode levar algum tempo, especialmente quando não se conta com uma boa localização para a sua sede. Ao investir no escritório virtual a empresa passa a ter um endereço comercial que pode ser divulgado em materiais como cartões de visita e site, por exemplo.
Com uma boa localização se gera maior credibilidade e se pode conseguir fechar mais parcerias. E lembre-se de que é possível incluir alguns dias de uso de sala privativa no seu plano de escritório virtual. Então, as suas atividades podem ser efetivamente realizadas nesse endereço.
5. Endereço fiscal
O processo de abertura de uma empresa não é exatamente simples, mas pode ser facilitado tendo um endereço fiscal para começar. Basicamente, o endereço fiscal é aquele que será registrado nos órgãos públicos, como a Receita Federal e a Junta Comercial, como o endereço oficial da sua empresa.
A facilitação das burocracias contribui para que o seu negócio possa iniciar as suas atividades mais rapidamente. Com as pendências resolvidas, é mais fácil focar totalmente no seu trabalho.
6. Profissionalização
Ter o serviço de escritório virtual no dia a dia da sua empresa contribui para que a imagem dela seja mais positiva. O atendimento profissional e um sistema de gestão organizado permite que seus projetos se realizem com mais eficiência. Vivemos em plena era digital e é determinante cercar todas as frentes sem perder nenhuma oportunidade.
7. Networking
Outro impacto bastante positivo que as empresas têm ao aderir ao escritório virtual é poder ampliar a sua rede de contatos. Nos dias em que o gestor e os colaboradores da empresa estão no escritório compartilhado, podem aproveitar para interagir com profissionais de diferentes áreas de atuação.
Essa é uma oportunidade para captar clientes e também para iniciar projetos com parceiros inesperados. Muitos projetos de sucesso já tiveram início em uma troca de experiências durante a pausa do cafezinho. Conhecer pessoas de diferentes áreas de atuação é essencial para se destacar em um contexto cada vez mais multidisciplinar.
Os escritórios virtuais podem representar vários ganhos para as empresas que aderem a esse serviço!