O escritório virtual é um pacote de serviços capaz de oferecer uma série de benefícios para o seu negócio, seja você um empreendedor ou profissional liberal. Trata-se de uma solução que proporciona praticidade para a rotina e contribui para a construção de uma imagem de credibilidade perante os clientes.
No entanto, para alcançar os benefícios, é essencial encontrar uma empresa especializada em escritórios virtuais que seja de confiança e tenha experiência no ramo. Continue a leitura para conferir uma lista de critérios para avaliar ao fazer sua escolha.
10 Critérios para escolher o melhor escritório virtual para o seu negócio
Escolhas importantes precisam ser feitas com base em critérios bem definidos. Confira a seguir o que considerar ao escolher um prestador de serviços de escritório virtual para o seu negócio.
1. Serviços oferecidos
A escolha de uma empresa de escritório virtual para o seu negócio deve começar pela avaliação dos serviços disponíveis. Isso pode incluir endereço fiscal e comercial, atendimento telefônico, gestão de correspondências, salas privativas e de reunião, entre outros.
Certifique-se de que os serviços atendam às suas necessidades, garantindo eficiência operacional e economia de tempo. É sempre mais interessante optar por uma empresa que ofereça mais opções, assim, caso as necessidades mudem, você poderá encontrar soluções mais facilmente, em vez de precisar buscá-las externamente.
2. Localização e endereço
A localização do escritório virtual é um ponto essencial. Ela deve ser conveniente para você se deslocar até lá e transmitir uma imagem profissional para seus clientes. Um endereço de prestígio pode melhorar sua credibilidade e presença no mercado, facilitando a conquista de novos negócios.
3. Tecnologia e infraestrutura
A qualidade da tecnologia e da infraestrutura do escritório virtual é vital para manter sua produtividade. Verifique se a empresa oferece uma conexão à internet estável, sistemas de telefonia eficazes e suporte técnico ágil para evitar interrupções no seu trabalho.
Já imaginou precisar parar uma reunião importante com clientes na metade por causa de problemas técnicos? Além de atrasos, isso compromete a imagem transmitida aos parceiros de negócio, então, é preciso considerar diferentes cenários para fazer uma boa escolha.
4. Expertise da equipe
Os serviços de escritório virtual são prestados por pessoas, como: atendimento telefônico, gestão de correspondências, recepção, suporte de TI e outros.
Se você fosse contratá-los como funcionários da sua empresa, possivelmente iria verificar sua expertise, certo? Então, faça o mesmo em relação à equipe do escritório virtual, verificando o preparo para a realização de funções tão impactantes para o seu negócio.
Importante: caso tenha negócios no exterior ou clientes estrangeiros, por exemplo, verifique se há atendimento telefônico em outros idiomas.
5. Personalização dos serviços
Uma das grandes vantagens do escritório virtual é exatamente ter acesso a uma estrutura digna de grandes empresas por custos mais acessíveis. E um dos pontos essenciais para se ter o efeito desejado é a personalização dos serviços.
Acredite, o fato de ser um número exclusivo e os atendentes citarem o nome da sua empresa em uma ligação faz toda a diferença. Assim, você irá oferecer a mesma experiência de um atendimento realizado por uma secretária particular, mas sem arcar com os custos envolvidos.
6. Flexibilidade do contrato
O escritório virtual se diferencia da locação de uma sala comercial tradicional em diversos aspectos e a flexibilidade do contrato é um deles. Antes de se decidir, verifique se a empresa coloca muitas amarras nos planos, pois isso poderá gerar problemas futuros.
Quem empreende sabe que as coisas podem mudar ao longo do tempo. Hoje você pode trabalhar sozinho, mas amanhã talvez precise contratar e aumentar a equipe. Um contrato sem flexibilidade irá dificultar essa adaptação, gerando multas e custos extras que podem ser evitados.
Optando por um escritório virtual moderno, você verá que o foco está em reter os clientes através da qualidade dos serviços e não de cláusulas contratuais.
7. Opção de trabalhar no local
A origem do escritório virtual é oferecer suporte para empresas que funcionam remotamente e não possuem um espaço físico. No entanto, é possível encontrar prestadores do serviço que disponibilizam salas privativas para você trabalhar no local.
Na prática, é como ter um escritório próprio, no entanto, sem arcar com todos os custos envolvidos e precisar dedicar tempo para mantê-lo funcionando. Por exemplo, você não precisará se preocupar com a limpeza, manutenção e nem mesmo a compra de mobília, pois todos os detalhes são cuidados pela gestão do espaço.
8. Possibilidade de personalizar a sala
Apesar das salas privativas do escritório virtual serem mobiliadas, é válido questionar a possibilidade de personalizá-las com objetos e equipamentos da sua necessidade. Afinal de contas, se você irá trabalhar todos os dias no local, é importante ter à mão itens que facilitem a rotina.
9. Disponibilidade de salas de reunião e condições de uso
Além das salas de escritório, é importante verificar a disponibilidade de salas de reunião e as condições para usar. Embora hoje as reuniões online sejam comuns, em diversas situações faz-se necessário ter conversas presenciais. Nesses casos, contar com um espaço adequado e estruturado fará uma grande diferença.
10. Características dos serviços de atendimento telefônico e gestão de correspondências
Não basta verificar a disponibilidade dos serviços de atendimento telefônico e gestão de correspondências, é preciso se informar sobre as suas características. Dois questionamentos fundamentais são:
- Quanto tempo após uma ligação recebida o recado será transmitido?
- Como as correspondências serão direcionadas a você?
Afinal, uma possível demora na transmissão de um recado pode significar a perda de clientes. Então, mantenha atenção quanto a isso.
O Virtual Office é a sua melhor escolha!
Após conferir todos esses critérios para contratar o melhor escritório virtual para o seu negócio, podemos assegurar que a sua melhor escolha é o Virtual Office!
Com mais de 27 anos de experiência no ramo de escritório virtuais, temos unidades espalhadas pelos principais endereços de São Paulo e uma no Rio de Janeiro. Entre em contato para conhecer as opções de planos e conheça os benefícios que podemos oferecer para o seu negócio!
