Há cada vez mais empresas e profissionais autônomos optando por realizar as suas atividades em espaços compartilhados. Essa é uma alternativa que oferece economia e praticidade. Pagando uma taxa fixa por mês, os usuários desses espaços têm acesso a uma infraestrutura moderna, serviços de manutenção e ainda podem fazer networking.
O dia a dia de trabalho é realmente bastante agradável e com potencial de produtividade nos escritórios compartilhados. Contudo, você pode estar se perguntando se é possível receber clientes ou fornecedores para reuniões nesse tipo de espaço. Será que há privacidade? Seus convidados serão recebidos com conforto? Para sanar essas e outras dúvidas, continue a leitura.
Espaços compartilhados
Os espaços compartilhados têm se tornado uma alternativa mais econômica e adequada à nova cultura do trabalho. Empresas e profissionais autônomos encontram nesses espaços a possibilidade de contar com salas privativas para realizar suas atividades cotidianas.
Nos momentos de folga, os usuários podem fazer networking com os colegas nos espaços de uso comum. Além disso, os escritórios compartilhados costumam contar com salas de reunião e auditórios para a realização de reuniões e eventos. Dessa forma, é possível, com a devida reserva, contar com essas salas para receber seus clientes, parceiros de negócios e fornecedores.
Como receber clientes em espaços compartilhados?
Como explicamos acima, os usuários dos escritórios compartilhados têm salas privativas e também podem utilizar salas de reunião e auditório, desde que reservem, para receber seus clientes. A seguir listamos dicas fundamentais de como fazer isso da melhor maneira.
1. Confira a disponibilidade de datas para uso da sala de reunião
Se você deseja receber seus clientes em um espaço diferente da sua sala privativa de trabalho, pode contar com a sala de reuniões. No entanto, observe que esse espaço pode ser locado por outros usuários do escritório compartilhado e, também, por clientes externos.
Então, é fundamental que antes de confirmar uma data e um horário com seu cliente, você confira qual é a disponibilidade da sala. Geralmente, há um sistema de agendamento e os usuários dos espaços compartilhados têm bons descontos para a locação da sala de reunião.
Uma dica é consultar as datas e horários disponíveis e oferecer duas ou três opções para seus convidados. Quando os clientes responderem confirmando uma data, faça a reserva. Se for possível fazer isso com um pouco de antecedência, será melhor.
2. Confirme com o cliente
Um ou dois dias antes da data marcada para a reunião, é válido confirmar com o cliente. Isso porque ele pode esquecer — sim, isso é possível — e pode ser que um imprevisto o impeça de comparecer. Essa confirmação prévia, além de ser de bom-tom, permite que você altere a sua data de reserva da sala de reunião, caso seja necessário.
3. Prepare-se para a reunião
Essa pode parecer uma dica curiosa, mas é importante estar devidamente preparado para a reunião. Lembre-se de que a sala de reuniões ou auditório são locados por período, então é crucial saber conduzir o encontro para que ele se encerre dentro do previsto. Afinal, você pagará por hora de uso do espaço.
O ensaio do que dirá ao cliente também funciona como uma forma de estar mais seguro para apresentar seus pontos e convencê-lo a fechar negócio. Aproveite que a sala de reuniões e o auditório dos espaços compartilhados costumam oferecer infraestrutura moderna e completa para utilizar recursos como apresentação de PowerPoint, por exemplo.
4. Teste os equipamentos antes
Essa é uma dica para evitar imprevistos e se sentir mais seguro. Normalmente, os espaços compartilhados verificam se está tudo funcionando antes de entregar a sala de reuniões para o usuário. Contudo, não custa conferir mais uma vez, especialmente porque pode acontecer de seus equipamentos como pendrives, por exemplo, não funcionarem.
Verifique o funcionamento da máquina de café, se o projetor está funcionando, se tem água para os convidados, qual é a senha do Wi-Fi, entre outros. Ter tempo hábil para resolver qualquer eventualidade é essencial para que durante a reunião você possa se concentrar somente no cliente.
5. Faça backup
Ter backups variados é uma forma de se prevenir contra uma série de imprevistos que podem acontecer e atrapalhar a sua reunião. O ideal é estar com a apresentação de slides salva em algum dispositivo móvel, como smartphone ou tablet, além de tê-la em um pendrive e na nuvem. Caso seja possível, leve também uma cópia impressa. Prevenir é sempre melhor do que remediar.
6. Prepare sua sala privativa
Deixar a sua sala privativa em ordem é muito importante para quando for realizar uma reunião, independentemente de receber seus clientes em outra sala. Pode acontecer do cliente ter a curiosidade de conhecer onde as atividades profissionais são realizadas. Ter um espaço bonito e organizado para mostrar, causa um impacto positivo.
Lembre-se de que, dependendo da natureza da reunião, é possível realizá-la na sua sala. Se não há a necessidade de equipamentos de projeção, por exemplo, é possível tratar do assunto no seu ambiente de trabalho. Por isso, vale a pena investir em um escritório compartilhado que ofereça o sistema de salas privativas.
7. Elabore um documento pós-reunião
Você é do tipo que se empolga durante uma reunião de negócios e anota muitas coisas nos quadros e blocos? Se sim, é necessário que tenha um sistema organizado para catalogar as anotações.
Lembre-se de que a sala de reunião foi locada, ou seja, você não poderá retornar sempre que desejar para conferir as notas. Em último caso, tire fotos com seu smartphone para guardar tudo o que anotou.
Porém, o mais recomendado é desenvolver um sistema de anotação que faça sentido para sua forma de conduzir a reunião e permita manter todos os dados. Se o cliente autorizar é possível até mesmo gravar a reunião. Contudo, é fundamental pedir permissão antes de iniciar o processo de gravação.
Após a reunião, é válido enviar um e-mail para seu cliente agradecendo pelo comparecimento e com uma ata com os principais pontos debatidos. Esse registro formal do que foi discutido é importante, especialmente para o fechamento de grandes negócios.
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