Onde você costuma se reunir com os seus clientes e parceiros de negócios? Já parou para pensar na importância de uma sala de reuniões atraente? Isso mesmo! O ambiente no qual recebe as pessoas ajuda a formar a sua imagem no imaginário delas.
Se você costuma receber as pessoas em cafeterias ou sempre vai até elas, saiba que convidá-las para o seu espaço pode ajudar a impulsionar os seus negócios. Ser o anfitrião em um local estruturado transmite mais credibilidade e solidez.
Vamos entender melhor os impactos de uma sala de reuniões bem estruturada? Acompanhe e confira!
O que é uma sala de reuniões atraente?
Teoricamente, uma reunião pode acontecer em qualquer ambiente, como uma cafeteria, um escritório ou até em casa. No entanto, o local pode influenciar muito nos resultados do encontro. Se a sua intenção é causar uma boa impressão, uma sala equipada fará toda a diferença.
Uma sala de reuniões atraente é aquela que reúne características como:
- Boa localização, de preferência em um centro comercial com muitas empresas de sucesso;
- Beleza e organização;
- Ar condicionado para manter uma temperatura agradável;
- Equipada com os recursos necessários para uma apresentação de qualidade;
- Em um local que conte com recepcionistas para direcionar os participantes;
- Ambiente tranquilo, em que não haja interrupções e nem interferência de ruídos externos;
- Tamanho adequado ao número de participantes da reunião;
- Suporte de TI para eventuais problemas técnicos.
Benefícios de uma sala de reuniões atraente
Quer saber como uma sala de reuniões atraente pode influenciar nos seus negócios? Confira os benefícios!
1. Fortalecimento de uma imagem positiva
O local em que uma reunião irá acontecer parece um mero detalhe, mas não é. Qualquer interação que uma empresa ou profissional tem com os seus clientes conta para a formação de uma imagem positiva ou negativa. Isso vale tanto para interações à distância, como por email e telefone, quanto para as presenciais.
Em uma reunião tudo é observado, inclusive o espaço em que será realizada. O fato dos convidados serem bem recepcionados e conduzidos à sala, e do ambiente ser profissional e preparado para o encontro contará muitos pontos a seu favor.
2. Estrutura para fazer apresentações
Nem só de conversas são feitas reuniões. É comum que elas incluam apresentações visuais de gráficos, dados, vídeos e outras informações. Nesse caso, é importante contar com uma estrutura para projeção, com equipamentos modernos e funcionais.
Por isso, não dá para realizar uma reunião muito elaborada em um lugar qualquer. Em uma sala adequada as apresentações podem ser feitas facilmente. Você só precisará se preocupar com o conteúdo, chegar, conectar seu laptop e apresentar.
3. Oferecer conforto aos convidados
Reuniões são atividades ligadas ao trabalho, mas isso não significa que o conforto possa ser ignorado. A temperatura, as cadeiras, a iluminação, tudo isso influencia na forma como as pessoas irão se sentir durante o encontro.
Um ambiente agradável e confortável é importante para que todos se concentrem no assunto e cheguem ao objetivo pretendido. Já imaginou passar horas em uma sala abafada? A tendência natural do ser humano ao se ver em uma situação de desconforto é fazer o possível para sair dela rapidamente.
Imagine se for realizar uma reunião com um cliente que irá decidir se vai ou não assinar um contrato com a sua empresa. Se ele tiver pressa para sair dali não dará a devida atenção e terá a percepção prejudicada, podendo recusar a proposta. Por isso, o conforto é um quesito que deve ser sempre considerado.
4. Poder realizar a reunião sem interrupções
Mais um ponto importante para uma boa reunião é a atenção dos participantes. Então, se houver interrupções externas, o entendimento pode ser prejudicado. Em uma sala atraente e destinada especialmente para esse tipo de encontro você não terá esse problema.
5. Facilidade para oferecer um coffee break ao final
Dependendo da duração e da finalidade da reunião, pode ser interessante oferecer um coffee break ao final. Essa é uma forma gentil de encerrar o encontro e fornecer mais argumentos para que a experiência dos convidados seja positiva. Um local especializado em reuniões contará com esse serviço, tornando tudo mais prático.
Onde encontrar uma sala de reuniões atraente?
Provavelmente você está se perguntando onde encontrar uma sala de reuniões atraente mesmo sem ser proprietário de um escritório. A resposta é: Virtual Office! São mais de 26 anos de experiência em salas de reunião, salas privativas e serviço de escritório virtual.
Para ter acesso a uma sala de reuniões atrativa e equipada basta entrar em contato e reservar de acordo com o número de participantes. Você ainda terá a vantagem de pagar pelo uso, ou seja, por hora, dia ou período. Incrível, não é mesmo?
Dicas para realizar reuniões produtivas
Você já ouviu aquela frase que diz: “essa reunião poderia ser um email”? Embora muitos encontros realmente não sejam necessários, em outras situações são bastante relevantes.
Apresentar um produto ou serviço a um cliente em potencial é um exemplo de situação em que a reunião presencial pode fazer a diferença. Afinal, a outra pessoa terá a oportunidade de testar as soluções e ter uma experiência mais imersiva do que uma videochamada pode proporcionar.
Veja, a seguir, três dicas de como realizar reuniões produtivas e agregar aos benefícios que uma sala atraente e estruturada oferece.
1. Prepare o conteúdo da apresentação pensando no problema que deseja resolver. Se você comercializa sistemas para empresas, por exemplo, pense nas dores dos clientes em potencial que a sua solução consegue resolver. Esse direcionamento permitirá a criação de apresentações objetivas e persuasivas.
2. Mesmo se o encontro for acontecer em uma sala já preparada, vá antes ao local e acrescente detalhes para dar um toque de personalidade. Não precisa ser nada muito elaborado, você pode simplesmente colocar os materiais de apoio da reunião na área da mesa em que cada um vai se posicionar.
3. Seja pontual! Atrasos não são bem vistos em nenhuma situação, especialmente quando se vai reunir com clientes. Portanto, planeje-se para estar pronto no horário marcado.Com uma sala de reuniões atraente e essas dicas os seus encontros profissionais serão muito mais produtivos e promissores!