Causar uma boa impressão nos prospects é um dos passos para fechar mais negócios. Afinal de contas, todo o contato que terá com eles irá compor a imagem da empresa que você representa.
Aaron Burns, um renomado designer americano, disse uma frase que tem seu significado ecoado ao longo dos anos: “Não há uma segunda oportunidade para causar uma primeira impressão”.
Sabemos o quanto a primeira percepção que temos sobre algo ou alguém é marcante. Por isso, é importante buscar estratégias para, intencionalmente, causar uma impressão positiva no primeiro contato e em todos os outros.
O papel do escritório virtual se encaixa muito bem nesse pensamento. Além de ser um serviço que traz praticidade para a rotina profissional, é uma ferramenta de relacionamento com o cliente.
Deseja saber mais sobre como o serviço de escritório virtual pode te ajudar a causar uma boa impressão nos prospects? Continue a leitura e confira!
Escritório virtual e trabalho remoto
O escritório virtual é um serviço que possibilita que empresas funcionem remotamente. E é inegável que a modalidade, que já era seguida por diversas empresas brasileiras, teve um grande salto a partir de 2020, quando a pandemia do coronavírus começou por aqui.
Segundo dados de pesquisa realizada pela consultoria Korn Ferry, 85% das companhias consultadas adotaram o trabalho remoto em 2020. Conforme os meses foram passando e as campanhas de vacinação avançando, observou-se uma flexibilização para o modelo híbrido.
O levantamento também identificou que 78% das empresas afirmaram que o modelo híbrido ou remoto seria mantido, mesmo com o controle do vírus. Possivelmente, essa decisão se deve à facilidade de flexibilizar a rotina nesses dois cenários.
Mas como funciona um escritório virtual?
Escritórios tradicionais funcionam em um espaço físico onde os seus funcionários vão todos os dias para trabalhar. Há profissionais responsáveis pelo atendimento e o endereço do local é divulgado para os clientes, bem como usado no registro do negócio em órgãos oficiais.
Em empresas que funcionam de forma totalmente remota, não há um espaço físico. No entanto, para registrar o empreendimento e divulgar para os clientes é preciso ter um endereço. Neste ponto, o escritório virtual entra em cena para resolver o problema.
Escritório virtual é o nome dado a um serviço que oferece:
- Endereço fiscal para registro da empresa nos órgãos competentes;
- Endereço comercial para uso em materiais de divulgação;
- Atendimento telefônico e presencial;
- Gerenciamento de correspondências;
- Transmissão de recados.
A empresa que contrata o escritório virtual tem acesso a todas essas facilidades. Assim, pode funcionar de modo 100% remoto ou até em salas de escritórios flexíveis. Afinal, sua base estará segura no endereço contratado.
7 Benefícios do escritório virtual para causar uma boa impressão nos prospects
Mas qual a relação entre o escritório virtual e a boa impressão causada nos prospects? Entenda através dos benefícios que o serviço é capaz de oferecer nesse sentido.
1. Endereço comercial em uma região de prestígio
Embora muitos serviços possam ser prestados à distância, é natural que os clientes queiram saber onde a empresa em questão fica. Essa é uma informação que transmite confiança, pois é o local em que se pode buscar um suporte, caso seja necessário.
Essa sensação de confiança pode ser fortalecida quando o endereço é conhecido. Para constatar isso, observe os exemplos abaixo e veja qual causa uma melhor impressão:
- Rua das Flores, nº 123 – Bairro das Hortênsias, São Paulo.
- Avenida Paulista, nº 1765 – Bela Vista, São Paulo.
Perceba como “Avenida Paulista” parece muito mais familiar por ser um endereço icônico da cidade de São Paulo, conhecido em todo o Brasil e até no mundo. Se você notou isso, saiba que o mesmo acontece com os seus prospects.
Todo esse prestígio naturalmente influencia no valor dos aluguéis de salas comerciais na região. Isso torna manter a sede de um empreendimento no local inacessível para muitos empreendedores.
Com o escritório virtual é possível ter endereços em regiões famosas, como a da Paulista, além de vários outros em São Paulo e outras cidades, ser arcar com altos custos. Inclusive, é uma ótima opção para quem deseja ter sedes em diferentes locais.
2. Atendimento telefônico personalizado
Depois do endereço, o telefone é outro meio de contato bastante utilizado por clientes que desejam conferir a idoneidade de uma empresa.
Com o serviço de escritório virtual, é possível contar com um atendimento personalizado, em nome do seu negócio. Na prática, é como se você tivesse uma secretária, mas na realidade não precisará arcar com todos os custos de uma contratação.
3. Número de telefone exclusivo
Ainda falando sobre atendimento telefônico, até mesmo o número pode ser exclusivo. Com isso, ele pode ser divulgado nos seus materiais de divulgação, da mesma forma que o endereço comercial.
4. Recados transmitidos em tempo real
Além de um atendimento de qualidade, a agilidade no contato contribui para que os prospects tenham uma boa impressão sobre uma empresa. Se, por exemplo, uma pessoa interessada faz uma ligação para uma empresa e rapidamente obtém resposta, isso pode contar muitos pontos para o fechamento do negócio.
Com o escritório virtual, os recados são transmitidos em tempo real. Assim, nenhum recado é ignorado e as chances de perder oportunidades são reduzidas.
5. Atendimento telefônico em outros idiomas
Para quem tem negócios no exterior, o atendimento telefônico em outros idiomas, além do português, faz uma grande diferença. Esse é um fator que poderia tornar a contratação de profissionais para exercer essa função ainda mais cara.
Mais uma vez, o escritório virtual se mostra como uma opção acessível para causar uma ótima impressão através de um atendimento de excelência.
6. Possibilidade de usar salas de reunião equipadas
Precisa de um espaço para realizar reuniões presenciais com os prospects? As melhores empresas de escritório virtual disponibilizam salas para locação. Basta reservar pelo tempo necessário e pronto!
Dessa forma, você faz o convite e o endereço no qual os convidados irão comparecer será o mesmo divulgado no site do seu negócio. Acredite, esses detalhes são observados a ajudam a compor a impressão dos clientes.
7. Recepção com atendimento presencial
Ao chegarem no local para uma reunião, os seus convidados são recepcionados por profissionais treinados. Eles irão encaminhá-los para a sala e o que seria apenas um contato simples, se torna mais uma parte da imagem construída no imaginário dos prospects.
Benefícios de serviços exclusivos por um custo reduzido
Anteriormente mencionamos os altos custos de aluguel de salas para escritório em endereços de prestígio, como a Avenida Paulista. Com o escritório virtual você pode ter um endereço que expressa credibilidade pagando muito menos.
Esse é um serviço alinhado com as necessidades atuais das empresas de flexibilidade e otimização de custos. Também está relacionado à tendência da economia compartilhada, em que bens diversos são usados coletivamente, por valores mais acessíveis.
Se no passado, para causar uma boa impressão nos prospects, era necessário alugar uma sala, mobiliá-la, contratar profissionais de atendimento e mais uma série de custos, hoje ficou muito mais simples.
Com o escritório virtual cuidando de questões relacionadas ao atendimento dos clientes, você e sua equipe podem se dedicar à atividade principal do negócio. Então, após a primeira boa impressão, os prospects continuarão se surpreendendo com serviços de alta qualidade.
Onde encontrar o serviço de escritório virtual?
Para alcançar todos os benefícios mencionados ao longo da publicação e causar uma boa impressão nos prospects, é preciso encontrar uma empresa que ofereça um serviço de excelência.
Se deseja confiar o atendimento dos seus clientes a um empreendimento com 26 anos de experiência, em alguns dos mais prestigiosos endereços de São Paulo e Rio de Janeiro, conheça o Virtual Office! Entre em contato para se informar sobre taxas e planos.