A reunião empresarial faz parte da rotina de diferentes profissionais e empreendimentos. Esse tipo de encontro é realizado para a criação de projetos, acompanhamento de resultados, apresentação de propostas para clientes etc.

Mas não basta reunir pessoas em torno de um assunto para obter um bom resultado. É preciso planejar alguns detalhes para garantir que a reunião seja produtiva e tenha a duração adequada, não tomando tempo demais dos participantes.

Nesta postagem você irá conferir dicas para organizar reuniões empresariais produtivas, que estimulam a participação das pessoas e duram o tempo necessário.

O custo das reuniões improdutivas

É bastante comum vermos profissionais reclamando de reuniões improdutivas ou que duraram mais do que deveriam. Mas você sabia que, além de chateação, elas causam prejuízos para as empresas?

Segundo uma pesquisa realizada por Steven Rogelberg, professor titular da Universidade da Carolina do Norte, o custo gerado por reuniões desnecessárias pode chegar a 100 milhões de dólares ao ano para grandes empresas.

Para chegar a esse valor, o pesquisador considerou uma companhia com 5 mil funcionários em sua análise. Nesse cenário, o tempo perdido com encontros mal planejados e improdutivos é de, em média, 18 horas semanais.

Mesmo em empresas menores, o tempo gasto com reuniões também é bastante elevado. Entre as principais consequência desse excesso, podemos citar:

• Custos elevados para a empresa e que muitas vezes permanecem invisíveis;
• Desmotivação dos funcionários, que deixam de realizar tarefas importantes para participar de reuniões;
• Aumento da distração da equipe;
• Descumprimento de prazos.

Como identificar uma reunião empresarial desnecessária?

Após conhecer o impacto negativo das reuniões desnecessárias, saiba como identificá-las através das características a seguir:

Não há uma programação clara: a improdutividade de uma reunião começa exatamente na ausência de uma pauta. Assim, as pessoas acabam abordando diferentes assuntos, perdendo o foco do que deveria ser discutido.

Assunto vago: ter uma pauta é importante, mas ela precisa ser clara. Se o assunto e objetivos de uma reunião não puderem ser explicados, é sinal de que ela não precisa acontecer.

Anúncios simples: quando o objetivo é apenas informar as pessoas de decisões simples já tomadas, o ideal é fazer isso por email ou chats internos.

Reuniões frequentes longas: algumas situações específicas pedem reuniões mais longas. Mas, no geral, encontros que ocorrem com frequência e têm mais de uma hora de duração devem ser revistos pela empresa.

8 Passos para uma reunião empresarial produtiva

Agora vamos ao que de fato você veio buscar aqui: os passos para uma reunião empresarial produtiva. No entanto, após conhecer as informações mencionadas anteriormente, será muito mais fácil evitar os encontros desnecessários, mantendo a produtividade e a motivação da equipe.

1. Ter clareza no propósito da reunião

Se o objetivo é ter reuniões empresariais produtivas, é preciso ter clareza ao definir o propósito de cada encontro. Esse passo inicial ajudará nos que virão em seguida, facilitando o planejamento, a definição de convidados, entre outros detalhes.

2. Verificar se o assunto pode ser resolvido de outra forma

Você provavelmente já viu em algum lugar a frase: “essa reunião poderia ser um email”. Se não deseja que ela seja usada entre os profissionais da sua equipe, verifique se o assunto pode ser resolvido de outra maneira.

De modo geral, reuniões servem para tomar decisões em conjunto ou fazer comunicados de temas importantes em detalhes. Então, assuntos mais simples, principalmente quando a decisão já foi tomada, podem ser tratados por meios mais práticos, como por e-mail ou até pessoalmente em uma conversa rápida.

3. Criar um cronograma para a reunião

O tema não é o único detalhe de uma reunião presencial que precisa ser definido previamente. Além dele, crie um cronograma, com a ordem para abordar os assuntos. Essa organização é fundamental para haver produtividade e todos saírem com a sensação de dever cumprido.

4. Convidar as pessoas certas

Mais pessoas participando podem tornar uma reunião mais longa. Além disso, se houver participantes que não precisariam acompanhar, eles ficarão entediados e desmotivados. Para evitar esse problema, certifique-se de convidar apenas profissionais diretamente relacionados ao assunto, que irão agregar ao encontro.

5. Informar o tema aos participantes

Ao enviar o convite da reunião para as pessoas, informe o tema a ser debatido. Isso permitirá que os participantes se preparem, contribuindo para o encontro ser ainda mais produtivo e dinâmico.

6. Começar a reunião pontualmente

Para ter produtividade é necessário contar com a pontualidade. Quando os atrasos se tornam comuns em uma empresa, abre-se o precedente para a desorganização e o descumprimento de prazos. Então, deixe claro a todos que a reunião irá começar no horário marcado.

7. Registrar os tópicos debatidos para acompanhamento

Mesmo em uma reunião com tema predefinido, muitos assuntos relacionados podem ser debatidos. Não dá para contar apenas com a memória para guardar todas as informações e decisões tomadas.

Para evitar a perda de dados importantes é preciso anotar o que foi falado ou delegar essa tarefa a um dos participantes. Esses registros também serão úteis para futuras reuniões de acompanhamento sobre o mesmo tema.

8. Enviar um resumo da reunião aos participantes

Para reuniões sobre temas que estão sendo debatidos em uma sequência de encontros, é preciso enviar um resumo aos participantes. Assim, eles poderão recapitular o que já foi decidido e não será necessário desperdiçar tempo de reunião para isso.

Conclusão

Reuniões empresariais não precisam ser sinônimo de monotonia e tempo perdido. Afinal, elas são necessárias em muitas situações, mas precisam ter propósito e serem organizadas.

Adote os passos compartilhados ao longo da postagem para construir uma cultura de reuniões produtivas e úteis na sua empresa. Lembrando que as dicas valem tanto para encontros presenciais quanto virtuais.

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