Se você está considerando montar a sede da sua empresa, é importante saber o que não pode faltar em um escritório para ter um ambiente funcional e ergonômico.
Afinal, para serem produtivas, as pessoas precisam se sentir confortáveis e ter acesso facilitado aos recursos necessários para realizar as suas atividades. Além disso, o local deve ter algumas características importantes para beneficiar os negócios e transmitir confiança aos clientes.
Continue a leitura para descobrir quais são os itens que não podem faltar em um bom escritório!
10 Itens que não podem faltar em um escritório
Embora a estrutura de cada empresa dependa do seu ramo de atuação, existem alguns itens necessários em todo escritório. Veja quais são e a sua importância a seguir!
1. Mobiliário ergonômico
Em um escritório, as pessoas passam horas sentadas trabalhando. Se a cadeira não for confortável e a mesa não tiver a altura adequada, os profissionais podem sofrer com dores, além de prejudicar a postura e até a visão.
A ergonomia, estudo da relação entre o ser humano e o ambiente de trabalho, é fundamental para a equipe trabalhar de forma produtiva. Afinal, para pensar e executar o seu potencial intelectual, uma pessoa precisa estar se sentindo bem em primeiro lugar.
2. Sinal de internet de alta velocidade
Hoje em dia, é difícil realizar grande parte das atividades de um escritório sem internet. Por isso, o local precisa ter sinal estável e de alta velocidade. Afinal, quedas e oscilações podem prejudicar a produtividade, além de atrapalhar reuniões virtuais e atendimentos.
3. Sala para reuniões
As reuniões são parte da rotina de toda empresa, podendo ser realizadas com colaboradores, além de clientes e parceiros de negócios. É necessário ter um local adequado para isso, em que os participantes fiquem confortáveis e possam abordar os temas sem interrupções.
4. Recepção e atendimento telefônico
Dependendo do setor da empresa, pode acontecer de clientes entrarem em contato por telefone, ou mesmo irem até o local para reuniões ou outros motivos. Para prestar um bom atendimento, é importante ter um ou mais profissionais na recepção, exercendo essas funções.
5. Espaço para a equipe fazer refeições
Ao longo do dia, os colaboradores costumam ter intervalos para tomar um café ou fazer um lanche. Por isso, o escritório deve dispor de um ambiente adequado, como uma copa, com geladeira, máquina de café e outros acessórios básicos de cozinha.
6. Equipamentos diversos
Além de computadores, existem diversos equipamentos que não podem faltar em um escritório. Alguns exemplos incluem: ar condicionado, impressora, telefone, scanner e projetor. Eles são necessários para tornar o ambiente funcional e confortável.
7. Ambiente iluminado, climatizado e decorado
A qualidade do ambiente tem impacto direto na produtividade. Um local mal iluminado, por exemplo, sobrecarrega a visão, gerando cansaço e dificuldade de concentração.
Se deseja ter uma equipe produtiva, é preciso investir em um ambiente agradável, climatizado, iluminado e decorado. Isso mesmo! A decoração não é uma futilidade, trata-se de um recurso importante para tornar o espaço estimulante e impulsionar a motivação.
8. Segurança
A segurança é um fator fundamental em um escritório, tanto durante os horários em que as pessoas estão trabalhando, quanto nos momentos em que o espaço estiver vazio. É necessário contar com uma estrutura para garantir que o espaço ficará seguro em todas as situações.
9. Serviços de limpeza e manutenção
Para que as demais características mencionadas sejam mantidas e tragam benefícios, é essencial contar com serviços de limpeza e manutenção. Afinal, durante o uso no dia a dia, o ambiente vai sofrendo desgastes que precisam ser reparados, além da higiene, que deverá ser mantida.
10. Localização estratégica
Para concluir e ter um escritório impecável, é importante que ele esteja localizado em uma área estratégica da cidade, de preferência em uma região empresarial. Isso irá facilitar o deslocamento até o local, além de proporcionar oportunidades de networking e causar uma boa impressão nos clientes.
Como ter acesso a um escritório completo sem arcar com altos custos?
Agora que você já sabe o que não pode faltar em um escritório, talvez esteja se perguntando como ter acesso a toda essa estrutura sem arcar com altos custos. A resposta é mais simples do que parece: em um escritório compartilhado.
Esse é um serviço oferecido por empresas especializadas que dispõem de salas comerciais. Entretanto, não se trata de uma locação convencional e sim de um plano completo para o seu escritório.
Em vez de alugar uma sala vazia e realizar todas as medidas necessárias para equipá-la, tudo o que irá fazer é escolher um plano e contratar. Então, terá acesso à sala para usar com toda a privacidade, controlando o acesso, da mesma forma que faria em um escritório próprio.
Os principais diferenciais oferecidos pelos escritórios compartilhados são:
Custo reduzido: você desfruta da experiência do escritório como se fosse seu, mas sem arcar com os altos custos.
Dedicação total ao negócio: a equipe do local tomará conta de tudo relacionado ao espaço. Assim, você não precisa se ocupar com questões estruturais, dedicando todo seu tempo aos negócios.
Facilidade para fazer networking: por ser um complexo de salas de escritório, é um local com grandes oportunidades de fazer networking. Assim, sua empresa se torna cada vez mais conhecida, conquistando mais clientes.
Localização privilegiada sem os custos de aluguel: ter uma sala comercial em um endereço estratégico pode custar muito caro. Com o escritório compartilhado você desfruta do benefício de maneira acessível.
Solução adaptável: se as necessidades da sua empresa mudarem, você poderá realizar alterações no plano sem multas.
Endereço para registro da empresa e materiais de divulgação: se está pensando que por ser um escritório compartilhado não poderá usar o endereço, saiba que poderá sim! Contratando um plano de sala privativa você pode usar o endereço do local para fins fiscais e comerciais.
Mas onde encontrar um escritório compartilhado com todas essas facilidades? No Virtual Office! Com 27 anos de experiência no ramo, o empreendimento conta com cinco unidades nos principais endereços de São Paulo e uma no Rio de Janeiro.
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