O mundo passou por uma série de transformações significativas nas últimas décadas. A tecnologia está evoluindo a uma velocidade muito mais rápida do que nos séculos passados. Obviamente, esses saltos tecnológicos trouxeram uma série de mudanças para a forma como vivemos e especialmente para a forma como trabalhamos e é exatamente nesse ponto que o escritório compartilhado se encaixa.
Atualmente, há inúmeras empresas, de vários setores, optando por centralizar as suas atividades corporativas em espaços assim. Esses locais contam com escritórios privativos, oferecendo conforto para realizar as atividades cotidianas sem perder a interação com profissionais de outros setores pelos corredores.
Se os espaços compartilhados já são reconhecidamente excelentes opções para o trabalho do dia a dia, também estão se mostrando ótimos lugares para realizar reuniões e eventos. A flexibilidade oferecida possibilita a realização de encontros com clientes e fornecedores, treinamentos, entre outros, sem complicações, como contratação de serviços de limpeza ou aluguel de equipamentos.
No artigo a seguir explicaremos mais sobre o potencial do escritório compartilhado para esse tipo de atividade. Vamos entender melhor?
Espaço compartilhado: por que é ideal para reuniões e eventos?
Organizar um evento ou uma reunião corporativa parece algo complexo para você? Encontrar um lugar que possa receber os convidados, ter serviço de copa para oferecer aquele cafezinho e ainda contratar a equipe de limpeza pode gerar um grande trabalho para qualquer gestor. Contudo, nada disso precisa constar na sua lista de afazeres se você optar por realizar seu evento em um espaço compartilhado.
Geralmente, nesses locais as empresas que já estão alocadas têm preferência pelo aluguel, mas nada impede que clientes externos (companhias que não atuam no espaço compartilhado) também façam a locação das salas de reunião ou auditório.
Em suma, é uma ótima opção para quem já está em um escritório compartilhado ou para quem ainda não está. Veja a seguir quais são os principais benefícios de optar por espaços compartilhados para realizar seus eventos corporativos.
1. Aluguel pelo tempo necessário
Os espaços compartilhados oferecem salas de reunião e auditórios com opções de aluguel por hora, diária ou período. Poder locar o espaço pelo período necessário para seu evento permite reduzir os custos. Também possibilita realizar um processo de locação simplificado e sem burocracias. Dessa forma, é também uma economia de tempo.
Fica a dica de que as empresas alocadas nos espaços compartilhados normalmente têm descontos no valor do aluguel das salas de reunião e auditórios. Assim, é possível ter ainda mais economia na realização do seu evento.
2. Espaços personalizados
Antes da existência e consolidação dos espaços compartilhados, os gestores tinham grandes dificuldades para organizar eventos e reuniões de acordo com as suas necessidades.
Normalmente, os espaços escolhidos eram salas de conferência de hotéis que pecavam por não oferecer a personalização necessária. Além disso, esses locais quase sempre são destinados a eventos de grande porte, e nem todo evento corporativo é enorme.
Nos escritórios compartilhados as salas de reuniões e auditórios são pensados para serem o mais adaptáveis possível. Não podemos nos esquecer de que esses espaços devem atender às demandas de empresas de diferentes setores.
Mais importante, dá para realizar uma reunião com duas pessoas ou um evento com um número significativo de participantes. As estruturas são flexíveis e estão prontas para receber seus convidados com o máximo de conforto e profissionalismo.
3. Acesso facilitado a serviços adicionais
Os espaços compartilhados que oferecem aluguel de salas de reunião e auditórios também contam com serviços de limpeza, recepção (algo que impacta positivamente os participantes) e café.
Inclusive, é possível encontrar opções com coffee break para eventos que demandam uma recepção mais calorosa dos convidados. Fique atento que alguns desses espaços contam até mesmo com área gourmet.
Além de ser muito prático, é um benefício que gera economia significativa para a organização de eventos. Basta colocar na ponta do lápis quanto custaria esses serviços pagos à parte.
4. Infraestrutura moderna
Apresentações de projetos, treinamento de colaboradores e até reuniões com potenciais clientes demandam alguns recursos tecnológicos. Nem sempre as empresas têm como adquirir e manter esses itens atualizados.
Ao locar uma sala de reunião ou auditório de um espaço compartilhado você terá acesso a uma excelente infraestrutura para receber seus convidados. Afinal, essas salas e auditórios foram criados com a finalidade de receber reuniões e eventos.
Logo, contam com equipamentos atualizados para atender às necessidades dos usuários. É interessante verificar também se o espaço oferece suporte de TI, algo bastante importante para evitar atrasos gerados por falhas técnicas.
5. Total privacidade
As salas de reunião e auditórios dos espaços compartilhados oferecem a máxima privacidade. Os ambientes são totalmente isolados do restante da estrutura, permitindo total concentração no que está sendo debatido. No caso de treinamentos, contribui para que os profissionais tenham mais foco nas informações transmitidas.
Já nas reuniões de negócios é possível ter a segurança de que as informações confidenciais ficarão na sala. Para profissionais e gestores que atuam em espaços com pouca privacidade é uma excelente solução para realizar as suas reuniões e eventos.
Vale destacar ser possível ter essa qualidade e privacidade no dia a dia ao locar salas privativas nos escritórios compartilhados.
6. Excelente localização
A localização em que acontecerá o seu evento é essencial, pois se for em um lugar de difícil acesso é possível que parte do público esperado não compareça. Esse é mais um ponto em que os espaços compartilhados se destacam. Geralmente, estão em pontos centralizados e acessíveis nos grandes centros urbanos.
É comum que no entorno existam estacionamentos e linhas de transporte público. Uma boa localização, além de facilitar o acesso, impacta na criação de uma imagem positiva para a sua empresa.
Eventos em espaços compartilhados: escolha econômica, prática e de qualidade
Realizar eventos e reuniões corporativos em espaços compartilhados representa uma escolha econômica, prática e de qualidade. As empresas têm acesso à infraestrutura completa para receber seus convidados e ainda contam com serviços de recepção e café.
Tudo o que será preciso fazer é estar no espaço na hora marcada e realizar a atividade, de forma extremamente prática. E por um preço muito interessante que cabe no orçamento.
Os espaços compartilhados são excelentes opções para realizar eventos e reuniões de todos os portes!