A pandemia demandou rígido isolamento social e isso alterou a rotina de trabalho de empresas de diferentes setores. Muitos empreendimentos passaram a trabalhar em regime totalmente remoto para preservar a saúde dos colaboradores. Nesse momento de retomada, os profissionais que atuaram remotamente demonstram grande desejo de retornar a um escritório físico e realizar reuniões presenciais.
Uma alternativa que vem sendo adotada por companhias de diferentes segmentos é a do regime híbrido, ou seja, com parte da rotina realizada remotamente e outra parte presencialmente.
Para esse sistema, é interessante conhecer o modelo de escritório virtual, em que há a disponibilidade de uso de salas privativas para trabalhar e realizar reuniões. Na postagem a seguir, você poderá conhecer com mais detalhes as vantagens dessas reuniões realizadas presencialmente nos modernos espaços compartilhados.
Escritórios virtuais: espaços para realizar reuniões presenciais
O modelo de escritório virtual tem se popularizado como uma opção para quem deseja trabalhar no modelo híbrido (presencial + remoto). Trata-se de um pacote de serviços fornecidos por escritórios compartilhados.
Entre os serviços estão incluídos atendimento telefônico personalizado, endereço comercial, endereço fiscal, gestão de correspondências e uso de sala privativa alguns dias da semana.
Dessa forma, as empresas que adotam o serviço de escritório virtual passam a contar com toda uma estrutura de atendimento e espaços para realizar suas reuniões presenciais.
Também vale mencionar que esses espaços compartilhados geralmente contam com salas de reunião e auditórios que podem ser locados para a realização de reuniões. Para quem já utiliza os serviços, dá até para conseguir descontos no valor da locação.
Vantagens das reuniões presenciais em escritórios virtuais
Durante o período mais rígido do isolamento social, era comum ouvir o alerta de um convite para entrar em uma sala de reunião virtual. Embora essa solução tecnológica tenha sido bastante positiva quando não havia outra alternativa, é necessário reconhecer que ela possui certas limitações.
Além das questões técnicas, o som de alguém que não funciona ou uma conexão ruim com a internet, há a maior impessoalidade criada pelo ambiente digital. Estar presencialmente com os colegas de trabalho permite tirar dúvidas de forma mais focada e ainda ajuda a superar as dificuldades do isolamento social.
Para muitos profissionais, a retomada de parte da rotina presencial do trabalho funciona como um estímulo para aumentar a sua produtividade. Confira a seguir algumas das principais vantagens de fazer reuniões presenciais em uma sala privativa ou mesmo em uma sala de reunião de um espaço compartilhado.
1. Comunicação mais eficiente
As reuniões feitas por videoconferência impedem que os participantes estejam a par da linguagem não-verbal expressada por seus pares. Quando os colaboradores se encontram em um mesmo ambiente físico, é mais fácil estabelecer uma comunicação eficiente. As pessoas podem manter contato visual e intercalar falas com os outros participantes.
Em uma reunião virtual, é comum que as pessoas desejem fazer adendos, mas percam o momento certo pelo delay gerado pela tecnologia. Presencialmente, basta levantar a mão para que todos percebam que alguém deseja tomar a palavra para contribuir com o tema. Mal-entendidos são evitados com a adoção das reuniões presenciais.
2. Mais agilidade
Reuniões presenciais são mais ágeis do que as virtuais porque não estão condicionadas a problemas tecnológicos, como a queda de conexão de um dos participantes, por exemplo.
Além disso, quando são realizadas online é mais fácil que as pessoas se atrasem, algo curioso, mas real. O que acontece é que o fato de poder entrar um minuto antes do horário oficial abre a perspectiva de tomar um cafezinho, falar ao telefone etc.
Nesses casos, é possível se atrasar tanto por se descuidar quanto por descobrir um minuto antes que a sua conexão de internet está instável ou que o link enviado não é o correto.
Para uma reunião presencial, as pessoas precisam se dirigir ao local com antecedência. No caso dos escritórios compartilhados, a localização estratégica torna esse deslocamento simples e sem perda de tempo no trânsito.
3. Construção de relacionamentos sólidos
Conviver presencialmente com os colegas de trabalho e até mesmo com clientes e fornecedores é determinante para construir relacionamentos sólidos. Nas reuniões presenciais, esses laços são reforçados pela convivência social entre as partes. Torna-se natural iniciar conversas com maior caráter informal, algo que poderia soar supérfluo ou forçado em uma reunião virtual.
Além disso, as reuniões presenciais transmitem a mensagem de valorização dos membros da equipe, clientes ou fornecedores. Dispor de parte do tempo de trabalho para conversar em um espaço agradável é uma forma de dizer que há dedicação para realizar uma estratégia de sucesso.
4. Conforto acolhedor
Uma das principais vantagens dos escritórios virtuais é que os espaços compartilhados oferecem estrutura completa para os seus usuários. Dessa forma, os seus clientes, funcionários e fornecedores serão recebidos em um local agradável e com todos os recursos necessários para realizar a reunião.
O conforto proporcionado por esses espaços cria uma atmosfera de acolhimento que se traduz em maior confiança. Os membros de uma equipe sentem-se mais propensos a colaborar uns com os outros.
Por sua vez, os clientes se sentem mais inclinados a fechar negócio e os fornecedores podem oferecer condições mais interessantes para a sua companhia. O bem receber é determinante para construir relações amigáveis.
5. Mais atenção
Uma coisa que o período de isolamento social nos mostrou é que nem sempre trabalhar em casa é sinônimo de tranquilidade. Os problemas e barulhos domésticos podem interferir na atenção que os participantes dedicam às reuniões. Por isso, ter um espaço profissional para que esses encontros sejam realizados faz toda a diferença.
As reuniões presenciais nas salas privativas ou demais ambientes dos escritórios compartilhados transcorrem com a total atenção dos participantes. Nas reuniões virtuais é natural que algumas pessoas falem mais do que as outras porque simplesmente ligam o seu som antes. Em uma reunião presencial é mais fácil para que um condutor distribua os momentos de fala de forma mais organizada entre os presentes.
Gostou de saber mais sobre as vantagens das reuniões presenciais? Os escritórios virtuais são ótimas opções para trabalhar com mais profissionalismo!