Os negócios em geral possuem diferentes necessidades empresariais e o escritório virtual pode atender várias delas. Do atendimento telefônico profissional até um espaço para trabalhar diariamente ou quando precisar, trata-se de uma solução extremamente versátil e flexível.
Se você não aguenta mais arcar com altos custos de aluguel e manutenção de um escritório próprio ou vai abrir a sua empresa e já está pensando nesses gastos, continue a leitura para saber mais sobre uma alternativa incrível!
Afinal, o que é escritório virtual?
Escritório virtual é um serviço direcionado a empresas, autônomos e freelancers com diversas soluções para tornar a rotina mais prática, ajudar na construção de uma imagem positiva no mercado e reduzir custos.
Hoje, muitos empreendimentos são digitais, com suas atividades sendo todas realizadas a distância. O escritório virtual facilita isso, oferecendo soluções como:
- Endereço fiscal para registrar a empresa;
- Endereço comercial para usar em materiais de divulgação;
- Atendimento telefônico profissional com transmissão de recados;
- Gestão de correspondências com reendereçamento;
- Salas de reunião com locação por hora;
- Salas de escritório para uso diário ou em alguns dias da semana.
07 Necessidades empresariais que o escritório virtual atende
Agora que você já sabe o que é escritório virtual, confira a lista de necessidades empresariais que a solução é capaz de atender.
1. Endereço para registrar o negócio
Começando pelas necessidades empresariais burocráticas, todo negócio precisa de um endereço para ser registrado. Trata-se do local onde o responsável fiscal pelo empreendimento poderá ser encontrado.
Em se tratando de empresas digitais, há quem use o endereço residencial para isso. Entretanto, além de não ser seguro, não é uma opção que transmite profissionalismo. Afinal, essa informação costuma ser exibida no registro do CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica), algo que os clientes costumam pesquisar.
2. Endereço estratégico para usar em materiais de divulgação
Ainda no quesito endereço, você sabia que essa é uma informação relevante para compor a imagem do seu negócio perante os clientes? Isso mesmo! Um endereço localizado em uma área estratégica, conhecida por abrigar empresas de sucesso, é uma grande contribuição para transmitir profissionalismo.
Portanto, fique atento à localização do escritório virtual antes de fazer a sua escolha. Afinal, mais do que praticidade para ir até lá, é preciso considerar a imagem que o local transmite.
3. Atendimento telefônico para transmitir profissionalismo e não perder nenhum recado
Todo escritório renomado possui atendimento telefônico. Entretanto, nem sempre é viável financeiramente contratar um profissional para realizar essa função, especialmente para quem está começando o negócio ou tem outras prioridades para investir.
Com o escritório virtual você conta com esse serviço dentro do plano. O atendimento telefônico é realizado por profissionais treinados e bilíngues, com um número exclusivo e em nome da sua empresa. Assim, aqueles que entrarem em contato serão impactados positivamente logo nos primeiros minutos.
Não podemos nos esquecer de mencionar as vantagens práticas. Afinal de contas, você não precisará parar o que estiver fazendo para atender ao telefone, mantendo o foco nas suas atividades.
Isso porque, assim que uma ligação é recebida, o recado é transmitido imediatamente para o seu e-mail. Dessa forma, você poderá retornar nos momentos mais oportunos, encontrando o equilíbrio entre um retorno rápido e a concentração nas tarefas.
4. Salas de reunião para receber clientes e parceiros de negócios
Atualmente, muitos assuntos podem ser conversados com clientes e parceiros de negócios através de videochamadas. No entanto, existem situações em que um encontro presencial é necessário.
Mais uma vez, o local onde esse encontro vai acontecer faz a diferença. Marcar em uma cafeteria tem um impacto diferente de receber os convidados em uma sala estruturada e bem localizada, onde você é o anfitrião.
Através do escritório virtual, é possível reservar salas de reunião, no tamanho adequado para o número de participantes, com cadeiras ergonômicas, ar condicionado e equipamentos de projeção. E tudo isso pagando apenas pelo tempo de uso, otimizando totalmente os custos.
5. Gestão de correspondências para não perder nenhum documento importante
Com o uso do endereço do escritório virtual para finalidades fiscais e comerciais, é natural receber cartas, muitas vezes até oficiais e com documentos, no local.
Mais uma facilidade que a solução oferece é o serviço de gestão de correspondências. Assim, cada carta recebida para a sua empresa é digitalizada e enviada para o seu e-mail ou, se preferir, destinada ao endereço escolhido por você.
6. Salas de escritório estruturadas para trabalhar
Optando pelo escritório virtual você tem a liberdade de trabalhar de onde quiser. Afinal, a base da sua empresa estará segura, com as ligações e correspondências sendo gerenciadas e informadas a você.
Por outro lado, existem situações em que é interessante ter um escritório para trabalhar, seja diariamente ou em alguns dias da semana. Isso ajuda a manter a concentração e ter uma rotina, evitando a sobrecarga de trabalho.
Você também pode contar com o escritório virtual para atender essa necessidade empresarial. Para isso, basta incluir uma sala privativa no seu plano. O espaço vem mobiliado e pronto para ser usado.
7. Otimização de custos para direcionamento estratégico de recursos
Por fim, o escritório virtual atende uma necessidade empresarial bastante comum: a de reduzir custos. Afinal, todo empresário sempre busca fazer mais com menos, direcionando os recursos da empresa estrategicamente.
Se você colocar na ponta do lápis os custos para ter acesso a todas as facilidades oferecidas na modalidade tradicional, verá que a solução é muito mais acessível. Isso porque se trata de um serviço baseado no conceito de economia compartilhada, onde bens são usados coletivamente.
Optando pelo escritório virtual você desfruta de uma estrutura completa, que contribui para uma rotina mais prática e para a construção de uma imagem de credibilidade no mercado. E tudo isso por valores que cabem no bolso, podendo direcionar recursos para o crescimento da sua empresa.
Onde encontrar o serviço de escritório virtual?
Provavelmente agora você está se perguntando onde encontrar um serviço completo de escritório virtual, que ofereça todos os benefícios mencionados. A resposta é Virtual Office!
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