A gestão financeira da empresa é um aspecto fundamental do empreendedorismo. Nesse contexto, uma dúvida bastante comum é: planilha, app ou software, o que usar?
Uma coisa é fato: de nada adianta realizar muitas vendas se o dinheiro não for bem administrado. E a ferramenta usada para isso exerce um papel muito importante. Mas como fazer uma boa escolha?
Primeiramente, é preciso conhecer cada opção para entender seus prós e contras. Então, a partir disso verificar como suprem as necessidades do seu negócio.
Vamos entender melhor? Continue a leitura e saiba tudo o que precisa para escolher entre planilha, app ou software.
Qual é a importância da gestão financeira da empresa?
A gestão financeira é o conjunto de processos realizados com o objetivo de controlar e planejar as finanças de uma empresa.
Além disso, oferece dados para os gestores tomarem decisões estrategicamente, como, por exemplo, a alocação de recursos, a definição de investimentos e a identificação de oportunidades de crescimento.
Ter um controle financeiro eficiente permite manter a saúde financeira do negócio, evitando problemas como: falta de capital de giro, endividamento excessivo e dificuldades no cumprimento de obrigações fiscais.
Mais um ponto importante da gestão financeira é a possibilidade de analisar as receitas e despesas para buscar formas de reduzir custos. Assim, o negócio pode se tornar mais lucrativo e competitivo no mercado.
Com um bom planejamento, o gestor pode prever cenários, se preparar para períodos de baixa demanda e estabelecer metas realistas para o crescimento sustentável.
Agora que você já sabe a importância do controle financeiro, vamos desvendar as três opções de ferramentas de gestão? Saiba mais sobre os benefícios e limitações das planilhas, apps e softwares a seguir.
Planilha de controle financeiro
A planilha é a opção mais acessível para fazer o controle financeiro de um negócio. Para usá-la, basta ter uma conta Google ou ter o Excel instalado no computador. A primeira opção é mais prática por permitir o acesso online por diferentes dispositivos.
Com a ajuda de planilhas é possível controlar o fluxo de caixa, registrar receitas e despesas, acompanhar pagamentos e definir orçamentos para diferentes áreas da empresa.
Além disso, possibilitam a criação de gráficos e relatórios para facilitar a visualização das informações financeiras, ajudando na tomada de decisões estratégicas.
Um benefício das planilhas é a possibilidade de personalização, já que podem ser adaptadas às necessidades do negócio. Com o uso de fórmulas, é possível calcular automaticamente lucros, perdas e projeções financeiras.
No entanto, é um recurso um pouco limitado para empreendimentos maiores, sendo indicado para pequenos negócios, com baixa complexidade e poucos funcionários.
O Sebrae disponibiliza gratuitamente diversas planilhas para gestão financeira. Basta acessar o site e fazer o download gratuito.
Aplicativos de controle financeiro
Os aplicativos de controle financeiro são opções um pouco mais completas e elaboradas, ideais para quem deseja ter acesso facilitado às informações usando o smartphone.
Existem diferentes aplicativos de controle financeiro no mercado, com versões básicas gratuitas e pagas. Alguns exemplos incluem:
- Guia Bolso;
- Meu Negócio em Dia;
- Mobills;
- Money Manager;
- MoneyWise;
- Orçamento Fácil;
- QuickBooks ZeroPaper;
- Somei.
Esses aplicativos oferecem funcionalidades como:
- Categorização automática de despesas;
- Gráficos interativos;
- Lembretes de vencimentos;
- Integração com contas bancárias.
Entre os principais benefícios estão: facilidade para os usuários acompanharem seu fluxo de caixa em tempo real, fazerem planejamentos financeiros e analisarem relatórios detalhados para uma gestão mais eficiente.
Observação: é importante verificar se o aplicativo escolhido está disponível para o sistema operacional do seu smartphone.
Softwares de gestão financeira
Embora bastante parecidos com os aplicativos, os softwares de gestão financeira podem ser encontrados em versões mais completas, com mais funcionalidades. Por isso, costumam ser os escolhidos por negócios a partir de médio porte.
Os sistemas de gestão financeira oferecem recursos avançados, como:
- Emissão de notas fiscais;
- Conciliação bancária automática;
- Controle de contas a pagar e a receber;
- Gestão de impostos;
- Relatórios personalizados.
Além disso, muitos deles permitem a integração com outros sistemas, como plataformas de contabilidade e ERPs, tornando a administração financeira mais eficiente e centralizada.
Planilha, app ou software: qual escolher?
Quando se trata de escolher entre planilha, app ou site para gestão financeira da empresa, não há uma opção melhor que a outra. O foco deve estar em eleger a melhor opção para o seu negócio.
Não faz sentido, por exemplo, investir em um software caro se a sua empresa é pequena. Nesse caso, planilhas ou aplicativos já dariam conta do recado.
Da mesma forma, não é interessante que empreendimentos maiores e com certa complexidade financeira usem planilhas para economizar e evitar os custos de softwares. Afinal, são ferramentas básicas, com maior risco de erros em cenários complexos.
Portanto, é preciso analisar as necessidades da sua empresa e, assim, definir a ferramenta mais indicada. Inclusive, é bastante comum que se comece com as planilhas, partindo para sistemas mais completos para acompanhar o crescimento.
Dicas práticas de gestão financeira para o seu negócio
Além de escolher a ferramenta certa para a gestão financeira do seu negócio, existem alguns passos importantes a seguir. Confira!
Separe o orçamento pessoal e profissional
A dica básica para gerenciar as finanças de uma empresa é separar a conta empresarial da pessoal.
Na tentativa de facilitar, alguns empreendedores usam uma só e com isso correm sérios riscos de descontrole. Por isso, manter a divisão é fundamental.
Registre todas as movimentações financeiras
Para uma gestão financeira eficaz tudo deve ser registrado, até mesmo movimentações financeiras de baixo valor. Afinal, somadas ao longo de meses podem representar custos elevados e sem registros ficará difícil controlar.
Acompanhe o desempenho financeiro
Além de registrar, é preciso acompanhar o desempenho financeiro, verificando se a empresa está atingindo as metas estabelecidas e identificando possíveis desvios no orçamento.
Analisar regularmente os relatórios financeiros permite tomar decisões mais estratégicas e corrigir problemas antes que afetem a saúde do negócio.
Economize com o escritório virtual
Para uma boa gestão financeira é preciso tomar decisões inteligentes. Uma delas é o escritório virtual, um serviço completo para empresas que oferece soluções como:
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