Muitos profissionais da área contábil têm dúvidas a respeito de como funciona um escritório virtual de contabilidade e se essa é uma alternativa segura para se inserir no mercado. Há cada vez mais empresas e pessoas físicas que terceirizam serviços relativos à sua contabilidade, particularmente no que diz respeito à declaração do Imposto de Renda.
Esse é um mercado aquecido e no qual não é necessário ter uma estrutura física convencional para poder atender os clientes. Os serviços de contabilidade podem ser prestados em home office. No entanto, é fundamental ter uma empresa devidamente constituída para atender outros empreendimentos e um sistema de trabalho profissional.
Os serviços de escritório virtual são bastante pertinentes para a área contábil. No artigo a seguir vamos explicar esse conceito e como ele se aplica à área contábil. Boa leitura!
O que é escritório virtual de contabilidade?
Um escritório de contabilidade que atua virtualmente é aquele que presta serviços contábeis por meio de ferramentas digitais. Atualmente, há plataformas que permitem que as empresas ou mesmo pessoas físicas insiram seus dados contábeis para a avaliação de um contador. Nesse ambiente digital, o profissional consegue organizar as informações e resolver as pendências dos seus clientes.
Para os gestores de empresas que contratam o serviço de um escritório virtual de contabilidade, é bastante prático ter acesso ao serviço pelas plataformas. É possível tomar essas informações como base para tomar decisões relevantes para o futuro da companhia. Logo, é bastante prático oferecer serviços contábeis virtualmente.
O que é escritório virtual?
Os profissionais da área contábil que estão se preparando para abrir seus próprios empreendimentos podem se beneficiar consideravelmente dos serviços de escritório virtual. Basicamente, o escritório virtual é um pacote de serviços operacionais contratados por empresas que não demandam o uso de um escritório físico.
Entre os serviços estão incluídos atendimento telefônico personalizado para sua empresa, administração de correspondências, além de endereço comercial (aquele que consta nos materiais de divulgação) e endereço fiscal (aquele que consta nos órgãos públicos para abertura do seu empreendimento).
Os usuários desse serviço de escritório virtual também podem incluir no pacote o uso de uma sala privativa por pelo menos 4 dias por mês. Assim, se for necessário eventualmente receber um cliente presencialmente, haverá um espaço bem localizado e totalmente equipado à disposição.
Escritório virtual de contabilidade: uma alternativa mais econômica
O modelo de escritório virtual representa uma significativa economia, especialmente na área de contabilidade. Os profissionais dessa área não precisam, necessariamente, atender seus clientes presencialmente, uma vez que o mais importante são os dados.
Como já mencionamos, os dados contábeis de empresas e pessoas físicas podem ser inseridos diretamente em plataformas digitais. Então, se torna um custo desnecessário ter um escritório físico, especialmente em um modelo de aluguel convencional.
Porém, mesmo sem precisar atender os clientes presencialmente, é preciso ter contato telefônico com eles e receber correspondências oficiais. O serviço de escritório virtual inclui esses dois elementos, possibilitando a realização do trabalho à distância sem perder o profissionalismo.
As centrais de atendimento oferecidas pelos escritórios virtuais contam com profissionais devidamente preparados. Os contratantes dessa modalidade têm um número telefônico exclusivo atendido de forma personalizada. Assim, quem entra em contato é atendido como se estivesse ligando para o escritório físico da sua empresa, mas sem os custos de contratação desses funcionários.
Facilidade para abertura de empresa
Ao decidir abrir uma empresa de qualquer área, é necessário estar preparado para resolver as questões burocráticas. Ter um endereço fiscal é fundamental para realizar os registros oficiais na Junta Comercial e na Receita Federal. Ao contratar os serviços de um escritório virtual é possível ter um endereço para fazer esses registros sem ter a apreensão de ter que fazer alterações.
Quando uma empresa muda seu endereço de atuação é necessário fazer essa alteração nos registros de órgãos públicos também. A opção pelo escritório virtual evita essa dor de cabeça e custos.
Mesmo que você se mude, por exemplo, continuará tendo o endereço fiscal do espaço compartilhado. É uma segurança para o futuro do seu escritório. Sem contar que essa estabilidade é bastante apreciada pelos contratantes.
Soluções variadas
Ter um escritório de contabilidade que opera virtualmente é bastante econômico e prático, tanto para os empreendedores quanto para os seus clientes. O mais interessante é que, ao optar por esse modelo, o profissional da área de contabilidade tem acesso a soluções variadas para entregar um trabalho de qualidade.
Como já citamos, é possível utilizar uma sala privativa alguns dias por mês para atendimentos que, excepcionalmente, precisem ser feitos presencialmente. E, caso o profissional tenha o desejo de trabalhar fora do home office, mas sem ter um grande custo, pode optar por ter um pacote de uso de sala privativa.
Nesse sistema, o usuário paga uma taxa mensal para usar uma sala privativa em um escritório compartilhado. As suas atividades corporativas são realizadas a portas fechadas e com total privacidade.
Nos momentos de descanso e folga, ainda é possível interagir com os outros profissionais que também trabalham no espaço. Dessa forma, você faz networking e ainda trabalha em um escritório bem localizado.
Trabalhe com mais profissionalismo
Abrir um escritório virtual de contabilidade não só é possível como também é vantajoso para o bom andamento do seu trabalho. Os profissionais da área contábil contam com cada vez mais recursos para realizar suas atividades remotamente e ainda podem oferecer mais praticidade para seus clientes.
Os custos operacionais para manter um escritório em funcionamento são bem mais favoráveis na modalidade virtual. Em um contexto em que os serviços podem ser realizados virtualmente, é interessante adotar esse sistema que reduz os custos para o contador e também para seus clientes.
Os espaços compartilhados oferecem excelente localização para quando for necessário atender os clientes presencialmente e uma estrutura completa que inclui serviços de manutenção e limpeza. Então, antes de partir para um aluguel burocrático e custoso tradicional, é válido fazer uma pesquisa a respeito dos serviços de escritório virtual.
Gostou de saber mais sobre como funciona um escritório virtual de contabilidade? Confira mais postagens sobre negócios e escritórios compartilhados no blog Virtual Office!