Você sabe diferenciar escritório compartilhado e escritório virtual? Os dois serviços fazem parte da nova realidade de trabalho e têm como característica comum a flexibilidade. No entanto, embora possam ser oferecidos juntos em algumas situações, são bastante diferentes.
Basicamente, o escritório compartilhado é um espaço físico para trabalhar, enquanto o escritório virtual é um conjunto de serviços que podem ser prestados remotamente.
Quer entender melhor as diferenças e tirar todas as suas dúvidas? Acompanhe a leitura e confira!
Diferenças entre escritório compartilhado e escritório virtual
Entenda as diferenças entre escritório virtual e escritório compartilhado e veja o que cada um pode oferecer ao seu negócio.
Escritório compartilhado
O escritório compartilhado conta com salas privativas equipadas por mesas, cadeiras, ar condicionado, internet, entre outros, para receber as empresas. É um ambiente pronto para o trabalho, ideal para autônomos, freelancers e também profissionais que atuam remotamente, mas não se adaptaram bem ao home office.
Além disso, muitas empresas estão deixando de ter sedes e migrando para escritórios compartilhados, como forma de otimizar os custos e ter mais flexibilidade.
Em um escritório compartilhado você irá encontrar:
- Salas de escritório privativas com mesas e cadeiras;
- Recepção;
- Copa;
- Salas de reunião;
- Cabines telefônicas.
Escritório virtual
Diferentemente do escritório compartilhado, o escritório virtual fornece às empresas um endereço para fins comerciais e fiscais. Esse dado pode ser usado no site institucional, redes sociais, cartões de visita, brindes, papel timbrado e muito mais.
Apesar de ser um serviço com grande parte das atividades realizadas remotamente, existem outras que são presenciais. Esse é o caso do atendimento presencial na recepção, fornecido no plano de endereço virtual.
Imagine que um cliente vai até a unidade de escritório virtual onde determinada empresa cadastrou seu endereço fiscal. No local haverá uma recepcionista que irá indicar que a empresa realmente fica ali, transmitindo em seguida o recado para o responsável por ela.
Inclusive, a localização é um fator fundamental, pois o endereço será utilizado pelos usuários para fins comerciais. Logo, é preciso estar em um centro comercial de prestígio, tanto pela facilidade para o acesso quanto para transmitir credibilidade.
Outros serviços que fazem parte do escritório virtual são: gestão de correspondências, atendimento telefônico e transmissão de recados. Confira uma lista com as principais facilidades oferecidas:
- Endereço comercial;
- Endereço fiscal para abertura da empresa;
- Recepção com atendimento presencial;
- Número de telefone exclusivo;
- Atendimento telefônico em nome da sua empresa;
- Gestão de correspondência, com endereçamento;
- Salas de escritório;
- Salas de reunião para uso mediante reserva.
Qual escolher: escritório compartilhado ou escritório virtual?
Cada empreendimento é diferente, então existem muitos fatores que poderão influenciar se um escritório virtual ou espaço de escritório compartilhado é melhor para você. Além disso, são serviços complementares.
De qualquer maneira, vale a pena entender as necessidades que cada um atende para fazer uma boa escolha, acompanhe!
Escritório compartilhado
Os escritórios compartilhados são bastante procurados por empreendedores e empresas como startups, de contabilidade, agências de marketing e outras com equipes menores. Na realidade, não há limitações de áreas, muitas podem se adaptar bem a esses espaços.
É um serviço buscado também por profissionais que querem ter uma rotina mais equilibrada, o que não se tem no home office. Além disso, dá para receber clientes nas salas de reunião, transmitindo mais profissionalismo do que em uma cafeteria, por exemplo.
Escritório virtual
O escritório virtual é um serviço voltado para profissionais e empresas que desejam se estabelecer em um polo de negócios e ter acesso a uma estrutura de escritório, mas sem arcar com os custos de aluguel.
Confira algumas finalidades do serviço e os seus benefícios.
Endereço comercial para materiais de divulgação
Com o avanço da tecnologia, hoje empresas de diferentes segmentos conseguem atuar remotamente. No entanto, ter um endereço para usar em materiais de divulgação continua sendo necessário, mesmo que todo o atendimento possa acontecer à distância.
Saber a localização de uma empresa é um fator que leva às pessoas a se sentirem mais confiantes. A confiança é fortalecida quando o endereço em questão é conhecido e próximo a empresas renomadas.
Localização privilegiada sem o custo do aluguel
No Brasil, temos como exemplo de localização estratégica para empresas a Avenida Paulista, que fica no principal centro financeiro do Brasil. Como é de se imaginar, isso faz com que o aluguel nessa área de São Paulo seja bastante elevado.
Com o escritório virtual, é possível ter um endereço em uma das regiões mais caras do país por um custo muito mais acessível. Além disso, não é preciso se preocupar com questões como: mobília, condomínio, limpeza, manutenção etc.
Endereço fiscal para registrar a empresa
Se o endereço comercial é importante para o relacionamento com os clientes, o fiscal é fundamental para formalizar o negócio e cumprir as leis. É uma facilidade também para empresas remotas, evitando usar o endereço residencial.
Ter bases da empresa em diferentes cidades
Anteriormente mencionamos a importância do endereço, mesmo para empresas remotas. Por mais que seja possível anunciar atendimento para todo o Brasil, é muito mais difícil alcançar pessoas de diferentes regiões dessa forma.
Com o escritório virtual, uma empresa pode ter endereços em diversas cidades, expandindo o alcance do negócio. E isso sem arcar com os custos de manter vários escritórios e cuidar da gestão de cada um deles.
As ligações feitas para cada região serão atendidas por profissionais treinados e os recados transmitidos, assim como as correspondências. Caso seja preciso realizar reuniões presenciais com clientes, as salas de reunião poderão ser usadas. Também há facilidade para trabalhar no escritório de cada local em alguns dias da semana.
Atendimento telefônico para não perder recados
Além do endereço, outro dado que as pessoas valorizam é o número de telefone. Muitos preferem fazer uma ligação para contatar uma empresa em vez de recorrer a mensagens e e-mails.
Mas como atender ligações o dia todo sem tirar o foco do trabalho? Uma possível solução seria contratar uma secretária, mas isso envolveria custos com salário, equipamentos e toda a estrutura necessária para a função.
Felizmente, existe uma alternativa muito mais acessível e eficiente. Através do serviço de escritório virtual qualquer empresa pode ter um número exclusivo com atendimento personalizado, inclusive em outros idiomas. Dessa maneira, nenhum recado é perdido, pois todos são transmitidos rapidamente.
Esse é também um investimento para construir bons relacionamentos com os clientes. Segundo uma pesquisa realizada pelo portal Mercado & Consumo, para 94% dos brasileiros a qualidade do atendimento é um fator fundamental para a decisão de compra.
Mais um número interessante da pesquisa é que apenas 11% dos consumidores afirmam estar satisfeitos com o atendimento das empresas em geral. Nesse sentido, causar uma boa impressão logo no primeiro contato via telefone é uma forma de se destacar.
Escritório para trabalhar presencialmente
A mobilidade é uma necessidade de muitos profissionais. Existem rotinas que envolvem viagens, home office e, também, dias de trabalho presencial em um espaço adequado.
Nesse caso, basta incluir no plano de escritório virtual dias de uso de uma sala privativa. Assim, se tem um ambiente tranquilo e reservado para trabalhar, em uma localização estratégica que facilita a realização de outras atividades.
Local adequado para realizar reuniões
Da mesma forma que o escritório virtual possibilita o uso de salas para trabalhar, também há salas de reunião. Sempre que for necessário receber clientes, parceiros de negócios ou mesmo promover treinamentos com colaboradores, basta reservar o espaço.
Em vez de manter um local próprio para usar apenas quando precisar, você irá pagar apenas pelo tempo de uso. Isso significa otimizar ao máximo os custos operacionais do empreendimento, direcionando a maioria do recurso para áreas estratégicas.
Gestão de correspondências
Embora hoje a comunicação em empresas seja realizada majoritariamente por meios digitais, as correspondências continuam sendo usadas em diversas situações, como no caso das cartas oficiais.
Com o escritório virtual se tem o gerenciamento das correspondências que chegam em nome do seu negócio. Elas podem ser digitalizadas e enviadas por e-mail ou reendereçadas, garantindo que nenhuma informação importante seja perdida.
Conclusão
Escritório compartilhado e escritório virtual são dois serviços que proporcionam flexibilidade para as empresas e os profissionais da atualidade. No entanto, possuem diferenças na forma como são oferecidos, atendendo a diferentes necessidades.
Independentemente de qual seja a sua escolha, é importante buscar uma empresa experiente e renomada. O Virtual Office oferece as duas opções de serviço e tem 27 anos de experiência no ramo. Entre em contato para conhecer os planos disponíveis!