A promoção de eventos é uma estratégia utilizada por muitas empresas para apresentar seus produtos e serviços, fortalecer a marca e se aproximar dos clientes. Saiba que, sim, é possível a realização de eventos em escritórios compartilhados.
Inclusive, nesses espaços é possível ter acesso a uma estrutura completa para receber os convidados da melhor maneira. E tudo isso sem precisar cuidar de cada detalhe pessoalmente, podendo se dedicar inteiramente ao conteúdo a ser apresentado. Incrível, não é mesmo?
Acompanhe a leitura para saber mais sobre os tipos de eventos que podem ser realizados em escritórios compartilhados, as vantagens e conferir dicas para organizar o seu. Vamos começar?
Como realizar eventos em escritórios compartilhados?
Até aqui já esclarecemos que a realização de eventos em escritórios compartilhados é possível. Mas agora é preciso explicar como eles podem ser realizados, afinal, essa pode ser uma dúvida comum para quem não conhece esses espaços.
Em primeiro lugar, é preciso contar com um escritório compartilhado equipado e preparado para receber eventos, como é o caso do Virtual Office. Além das salas privativas para uso no dia a dia, existem as salas de reunião e auditório.
Veja que são espaços já preparados para eventos. Então, não é necessário se preocupar com o local em que as pessoas irão se sentar, na forma como o conteúdo será apresentado, nada, a estrutura já estará pronta para ser usada.
Tipos de eventos para realizar em escritórios compartilhados
Quando o assunto são eventos, existem diversos tipos que podem ser realizados, variando de acordo com o objetivo e o tema. Veja quais são as principais modalidades que podem ser tranquilamente produzidas em um escritório compartilhado.
Treinamentos e cursos – Formato indicado para capacitação de colaboradores, tanto com objetivos técnicos quanto comportamentais.
Workshops – Tipo de evento voltado para a prática, pode ter viés comercial ou promocional.
Congressos – Geralmente realizados por universidades e outros tipos de organizações de ensino, são voltados para a promoção de conhecimento.
Conferências – Bastante difundidas no universo corporativo, promovem debates sobre determinado tema.
Palestras – Formato bastante conhecido, conta com um palestrante que fala por cerca de uma a duas horas sobre um assunto específico.
Seminários – Reuniões comandadas por um especialista sobre um tema do interesse dos participantes.
Confraternizações – Ocasiões em que um grupo de pessoas se reúne para comemorar algo, que pode ser a conquista de um objetivo, o fim de um ciclo, entre outras motivações.
Vantagens de realizar eventos em escritórios compartilhados
Veja quais são as vantagens de realizar eventos em escritórios compartilhados e entenda por que diversas instituições estão fazendo essa escolha.
Infraestrutura completa
Quando se opta por alugar um espaço convencional para eventos é preciso cuidar de uma série de detalhes. Já no auditório de um escritório compartilhado tudo está lá, pronto para ser usado.
Serviço de coffee break
Em muitos tipos de eventos é interessante oferecer um coffee break aos convidados. Assim, todos os presentes podem ter um momento de descontração e networking, contribuindo para que a experiência seja ainda mais positiva.
Área gourmet
Para que o coffee break seja realizado em um espaço adequado e oferecer ainda mais conforto aos convidados, é possível reservar juntamente ao auditório a área gourmet.
Atendimento personalizado
A forma como os convidados são recebidos conta muito e influencia na experiência como um todo. Por isso, ao realizar eventos nos espaços do Virtual Office, os participantes são recebidos de forma personalizada por uma equipe treinada.
Ambientes flexíveis
Mais uma vantagem da realização de eventos em escritórios compartilhados é a flexibilidade de utilizar um ambiente adequado para o número de convidados e a duração. Essa adequação às necessidades contribui para um evento de qualidade e com custos otimizados.
Localização de fácil acesso
A localização é um fator fundamental para um evento e também contribui para causar uma boa impressão. Além disso, se for em uma região de difícil acesso, muitos convidados poderão deixar de comparecer.
Ao optar pelo Virtual Office você não terá esse problema, pois as unidades de escritórios compartilhados ficam localizadas em endereços de prestígio em São Paulo e no Rio de Janeiro.
Estacionamento
Além de pensar nos detalhes do evento em si, é importante considerar o conforto dos convidados, incluindo o local em que irão estacionar seus carros. Mais um ponto para os escritórios compartilhados que contam com estacionamento, evitando que as pessoas percam tempo procurando vagas na rua.
Ambiente climatizado
Um detalhe que influencia no conforto das pessoas presentes no evento é a temperatura. Por isso, utilizar um espaço com ar condicionado faz toda a diferença e possibilita que as apresentações tenham mais tempo de duração sem gerar desconforto causado pelo calor.
Equipamento para projeção
No primeiro tópico falamos sobre a infraestrutura completa e isso inclui também os equipamentos para projeção. Definitivamente, a sua preocupação será apenas com o conteúdo que irá projetar e apresentar aos convidados.
Iluminação e som
Por fim, temos a vantagem de contar com os equipamentos de iluminação e som, que são muito importantes para qualquer tipo de evento.
3 Dicas para realizar eventos memoráveis em escritórios compartilhados
Agora que você já sabe que é possível realizar eventos em escritórios compartilhados e conhece as vantagens que esses espaços oferecem, confira dicas para que o seu evento seja memorável.
1. Prepare tudo com antecedência
Não é porque toda a estrutura estará pronta que você não precisará planejar o evento. Afinal, as pessoas precisarão de tempo para encaixar o compromisso na sua agenda.
2. Pontualidade é fundamental
O planejamento irá te ajudar a cuidar de todos os detalhes e a evitar atrasos. Lembre-se que as pessoas estarão dedicando seu tempo para estarem ali. Então, nada mais correto do que demonstrar respeito a elas, mantendo a pontualidade.
3. Considere o perfil do público ao planejar as apresentações
Para que o evento seja uma experiência positiva para os participantes é necessário que todos os detalhes sejam voltados para isso. Portanto, adéque os detalhes ao perfil do público, incluindo o formato do evento, a duração, a linguagem utilizada nas apresentações, o menu do coffee break, entre outros aspectos.
Se deseja realizar seu evento em um local totalmente preparado, bem localizado e com expertise em escritórios compartilhados, venha para o Virtual Office!