Sentar-se diante de uma mesa bagunçada já significa começar o dia confuso e perdendo tempo. Além de ser um fator estressante, a desorganização atrapalha o ritmo das tarefas. Dessa forma, é imprescindível que os profissionais desenvolvam uma metodologia de organização da mesa de trabalho, incluindo materiais de escritório, relatórios, entre outros.
O simples fato de saber exatamente onde está determinado item já acelera o seu ritmo de produção e evita uma irritação desnecessária. Ao longo da publicação iremos explicar por que ter a mesa de trabalho organizada é tão importante e dar algumas dicas relevantes. Boa leitura!
Por que a organização da mesa de trabalho é importante?
Profissionais com uma rotina atribulada podem encontrar dificuldade para manter a sua mesa organizada. Relatórios, anotações, cadernos, canetas, entre outros, circulam o tempo todo no espaço de trabalho e no fim do dia pode se ter um caos diante dos olhos.
Contudo, quando se cria um sistema de organização na mesa é possível evitar que as coisas se acumulem. Confira, a seguir, os principais motivos para adotar um sistema de organização e ter cada item em seu devido lugar na mesa de trabalho.
1. Aumento da produtividade
Profissionais organizados conseguem estabelecer um ritmo mais produtivo, pois não perdem tempo procurando itens importantes para as suas tarefas. Localizar o que precisa com facilidade reduz o tempo dedicado a cada atividade.
Além disso, a organização diminui o estresse, algo que se reflete na capacidade de produção e entrega de qualidade. É extremamente satisfatório saber onde está cada item e não desperdiçar algo tão precioso quanto o seu tempo para realizar tarefas relativamente simples.
2. Imagem profissional positiva
Passar uma imagem profissional positiva para os colegas e para os clientes é importante para ter seu trabalho cada vez mais reconhecido. Uma mesa abarrotada de coisas e na qual não se encontra nem um lápis com facilidade certamente não transmite uma mensagem muito interessante.
Para quem atua em coworking, por exemplo, a mesa organizada pode se transformar em um convite para interagir com outros profissionais e gestores de empresas. Contatos que se iniciam por pontos positivos podem resultar em parcerias de longo prazo, lembre-se disso!
3. Qualidade de vida
Passamos bastante tempo no escritório e, dessa forma, é importante criar um ambiente saudável e agradável. Ter uma mesa repleta de objetos desorganizados aumenta o acúmulo de pó. Esse fator pode representar piora de quadros de rinite e alergia, por exemplo. Estar com o nariz constantemente irritado é bem chato, não é mesmo?
E claro que não podemos deixar de mencionar o estresse que a desorganização pode gerar. Se ver diante de um universo de objetos desorganizados pode fazer com que fique irritado. É natural se sentir incomodado com a bagunça, então, o melhor é evitá-la.
4. Aumenta a motivação
A ordem e a limpeza produzem uma sensação positiva porque levam a uma reação química no cérebro. As pessoas se sentem bem diante de mesas organizadas e tendem a se sentir mais motivadas. Quando você está feliz, sente que tem mais energia para fazer tudo o que é necessário.
Outro fator interessante é que em um ambiente de compartilhamento, como coworkings, a tendência é se sentir mais satisfeito ao transmitir uma imagem de organização para os colegas. De todas as formas, a organização da estação de trabalho é positiva.
5. Estímulo ao cérebro
Ter um sistema de organização na sua mesa de trabalho contribui para estimular seu cérebro. Trabalhar com a categorização e classificação dos itens ajuda a te manter atento às tarefas. É como se você se mantivesse alerta para tudo o que está fazendo ao longo da jornada de trabalho.
O fato de receber um relatório e já colocá-lo no nicho correto, cria um “lembrete” no seu cérebro de que ele existe e de que, em algum momento, você precisará conferi-lo. A organização visual cria também uma organização na sua mente, ajudando a torná-lo mais produtivo.
Dicas para organizar a mesa de trabalho
A organização da mesa de trabalho pode ser decisiva para o aumento da sua produtividade. A seguir listamos dicas práticas para você criar seu próprio sistema.
1. Crie nichos
Um dos segredos de uma organização eficiente para mesas de trabalho é ter nichos. Um organizador de andares para papéis, por exemplo, pode ajudar na separação de documentos. Outra possibilidade é separar os documentos em pastas em um organizador de andar único.
Um porta canetas com espaços para itens como grampeador e afins também ajuda bastante. Seu computador deve ter um espaço adequado na mesa. Cada gaveta deve ter uma finalidade específica, de maneira que você saiba exatamente onde está cada coisa na sua mesa. Basta dividir os espaços, destinando cada tipo de item para um deles.
2. Concentre suas anotações
Se você ainda não se rendeu às anotações digitais, deve ter um bloco de papel apenas para anotar os recados e outro para listar as tarefas. Siga o lema de que cada coisa deve ter seu próprio lugar, não misturando para não criar confusão.
3. Analise o conteúdo da sua mesa
Tudo que está na sua mesa de trabalho atualmente é realmente necessário? No dia a dia, podemos acabar acumulando itens que não utilizamos com frequência. Então, faça uma avaliação criteriosa e tire do seu espaço de trabalho tudo o que não tem uso recorrente. Alguns objetos podem ser guardados nas gavetas (se tiverem uso em algum momento) e outros podem ser definitivamente eliminados.
4. Sistema de prioridades
Um sistema de organização prático para adotar no dia a dia é o de prioridades. Os objetos devem ser guardados de acordo com o nível de uso. Aqueles que são mais usados devem ficar nas primeiras gavetas e os menos usados nas últimas. Adapte esse sistema de acordo com o que funciona melhor para você.
5. Tenha uma rotina de revisão
Uma vez tendo organizado os objetos da sua mesa, ficará mais simples mantê-los nesse sistema. Uma boa dica é ter um momento diário ou semanal para revisar a sua organização e para conferir se tudo está em seu devido lugar.
Organizar a sua mesa de trabalho pode significar potencializar sua capacidade de trabalho!