Hoje, vamos abordar um tema crucial para os profissionais e empresas que utilizam serviços de escritório virtual: a segurança dos dados. Com a facilidade oferecida pela tecnologia para trabalhar remotamente, é necessário redobrar a atenção em relação à proteção dos dados para evitar prejuízos e multas para o empreendimento.
Neste post, vamos compartilhar algumas dicas práticas sobre como manter seus dados seguros no trabalho remoto. Vamos começar?
Entenda os riscos para a segurança de dados no trabalho remoto
Trabalhar remotamente oferece uma série de vantagens, mas também apresenta riscos para a segurança dos dados de uma empresa. Para evitá-los, é importante estar ciente dos desafios enfrentados e das possíveis ameaças.
Confira os principais riscos apontados por especialistas em segurança digital:
Acesso não autorizado: invasão de sistemas ou redes por pessoas não autorizadas, permitindo o roubo ou comprometimento de dados.
Ataques de engenharia social: manipulação psicológica dos usuários para obter acesso a informações confidenciais ou persuadi-los a realizar ações prejudiciais.
Ataques de força bruta: tentativas repetitivas e automatizadas de adivinhar senhas ou chaves de criptografia para acessar contas protegidas.
Falhas na segurança da rede: brechas na segurança das redes, como redes Wi-Fi desprotegidas ou mal configuradas, que podem permitir o acesso não autorizado aos dados.
Fraude de identidade: uso indevido de informações pessoais de terceiros para obter acesso a sistemas ou realizar atividades ilegais.
Malware: softwares maliciosos, como vírus, worms e ransomware, que podem infectar dispositivos e roubar informações ou bloquear o acesso a dados até que um resgate seja pago.
Uso inadequado de dispositivos: perda ou roubo de dispositivos que contenham dados confidenciais, se não forem adequadamente protegidos.
Vazamento de dados: exposição acidental ou intencional de dados sensíveis, como informações pessoais, financeiras ou comerciais, que podem ser exploradas por terceiros mal-intencionados.
Esses são apenas alguns exemplos dos riscos mais comuns para a segurança de dados. É importante estar ciente dessas ameaças e implementar medidas adequadas para proteger seus dados contra elas.
Qual a importância da segurança de dados em um escritório virtual?
A maioria das empresas depende de alguma forma da tecnologia, o que significa ter dados armazenados e transmitidos. No entanto, as companhias que funcionam remotamente precisam redobrar os cuidados porque têm menos controle sobre o comportamento dos seus colaboradores.
A segurança de dados no escritório virtual é fundamental por motivos como:
- Proteção dos dados dos clientes, incluindo informações pessoais, financeiras e comerciais;
- Prevenção de vazamentos e violações que possam resultar em danos à reputação da empresa, ações legais, perda de clientes e prejuízos financeiros;
- Garantia da continuidade dos negócios, evitando perdas de produtividade e tempo decorrentes de incidentes de segurança;
- Conformidade com as regulamentações, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), evitando multas e outras sanções;
- Proteção da propriedade intelectual, garantindo a segurança de projetos, inovações e segredos comerciais.
Segurança de dados para escritório virtual: confira as dicas!
Conheça medidas capazes de aumentar a segurança de dados em empresas que atuam remotamente e utilizam serviços de escritório virtual.
1. Utilizar senhas fortes
A escolha de senhas fortes é fundamental para manter seus dados seguros. Portanto, evite opções óbvias que possam ser facilmente descobertas, como datas de aniversário ou sequências numéricas simples.
Ao criar uma senha, misture letras maiúsculas e minúsculas, números e caracteres especiais. Para controlar as senhas da empresa com facilidade, é interessante utilizar um gerenciador confiável, que criptografe e armazene esses dados de forma segura.
2. Configurar a autenticação de 2 fatores
A autenticação de dois fatores é uma camada adicional de segurança para as contas de e-mail e softwares das empresas. Essa medida requer o fornecimento de um segundo fator de autenticação, que geralmente inclui o envio de um código a um dispositivo móvel cadastrado, além da senha padrão.
Ative a autenticação de dois fatores em todos os serviços que oferecem essa opção para aumentar a proteção dos seus dados. Lembre-se de fazer isso até mesmo nos perfis do empreendimento nas redes sociais, plataformas onde invasões costumam acontecer com certa frequência.
3. Manter atenção ao compartilhamento e armazenamento de arquivos
Ao compartilhar arquivos com dados sensíveis, é importante tomar precauções extras. Utilize serviços de armazenamento em nuvem seguros, que ofereçam criptografia para proteger as informações.
Além disso, considere criptografar os arquivos antes de enviá-los para garantir uma camada adicional de segurança. Diversos softwares oferecem essa possibilidade, que pode ser feita com apenas alguns cliques.
4. Conscientizar a equipe sobre as formas mais comuns de ataque
É preciso conscientizar os colaboradores sobre os riscos de ataques. Todos precisam se manter atentos a e-mails ou mensagens suspeitas, verificando a autenticidade dos remetentes e evitando clicar em links desconhecidos.
Importante: instituições financeiras ou prestadores de serviços nunca solicitam informações pessoais por e-mail ou mensagem de texto.
5. Manter os dispositivos atualizados
Manter os dispositivos atualizados é mais uma medida para manter a segurança dos dados da empresa. Afinal, as atualizações, além de trazerem outros tipos de melhorias, corrigem vulnerabilidades, tornando computadores e smartphones menos propensos a ataques.
6. Promover treinamentos periodicamente
Como a tecnologia está constantemente avançando, é necessário manter a equipe atualizada sobre práticas de segurança de dados. Isso pode ser feito através de treinamentos periódicos, onde todos tenham a oportunidade de aprender e tirar dúvidas sobre o assunto.
Se a modalidade de trabalho for 100% remota, os cursos podem ser realizados online. Durante as aulas, os profissionais deverão ser orientados sobre todos os tópicos abordados até aqui, como:
- Definição de senhas seguras;
- Autenticação de 2 fatores;
- Atenção a e-mails e mensagens suspeitas;
- Atualização dos dispositivos, entre outros.
7. Contratar serviços de um escritório virtual confiável
Faz parte das soluções de um escritório virtual ter uma equipe de profissionais atendendo ligações e recebendo correspondências em nome da sua empresa. Essas informações são coletadas e posteriormente encaminhadas ao responsável.
Para garantir que os dados sejam mantidos em segurança, é fundamental contratar os serviços de uma empresa que tenha a segurança de dados como prioridade. Então, a sua melhor escolha é o Virtual Office!
São 27 anos de experiência no ramo, oferecendo praticidade e segurança aos nossos clientes e suas empresas. Entre em contato para conhecer as opções de planos disponíveis!
