A tecnologia possibilitou diversos avanços nas empresas, especialmente em relação a aspectos como mobilidade e economia. Ter um escritório virtual em São Paulo, sem precisar arcar com os custos de manter uma estrutura física na cidade, é uma grande vantagem da qual muitos negócios vêm desfrutando.
Trata-se de uma modalidade de serviço que vai totalmente de encontro às necessidades dos profissionais da atualidade. Afinal, hoje, reuniões podem ser feitas remotamente, assim como projetos em equipe e outros tipos de atividades.
No entanto, ter um endereço continua sendo necessário, tanto por motivos burocráticos, de registro da empresa, quanto para transmitir confiança aos clientes. O escritório virtual se mostra uma excelente opção para suprir todas essas necessidades.
A seguir, explicaremos do que exatamente se trata um escritório virtual, informações que mostram a relevância do serviço e dicas para contratá-lo em São Paulo. Boa leitura!
Afinal, o que é escritório virtual?
O conceito original de escritório é um espaço em que profissionais exercem suas atividades. Quando há o complemento “virtual”, o sentido sofre uma mudança, pois existe o contraponto entre o físico e o digital.
Um escritório virtual realmente funciona em um espaço físico, contudo, nem sempre os contratantes do serviço o frequentam.
O funcionamento ocorre da seguinte maneira: após a contratação, os usuários podem usar o endereço do escritório para fins comerciais e fiscais. Isso significa que esse dado poderá ser indicado no registro da empresa junto aos órgãos públicos, como a Junta Comercial e a Receita Federal.
Outros serviços que compõem o escritório virtual são o atendimento telefônico e o recebimento de correspondências. Sempre que o local recebe ligações ou cartas, entra em contato com o usuário e repassa os arquivos e recados.
Basicamente, o escritório virtual é um suporte com o qual empresas e profissionais autônomos podem contar. Assim, conseguem se dedicar às suas atividades de qualquer lugar sem perder recados, ao mesmo tempo em que transmitem credibilidade e solidez aos clientes e parceiros de negócios.
Migração do tradicional para o escritório virtual
Segundo dados do Ipea (Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada), uma em cada quatro pessoas poderiam trabalhar remotamente no Brasil. A pesquisa considerou atividades que podem ser realizadas à distância sem nenhum prejuízo aos resultados.
Também pudera, hoje, com um laptop, tablet ou até smartphone, dependendo da atividade, e conexão com a internet, é possível realizar reuniões e trabalhar em diversas áreas. Esse fato trouxe mais liberdade, tanto para autônomos quanto para aqueles contratados por empresas.
Nos últimos anos, já havia um movimento em direção ao trabalho remoto e híbrido, mais tímido no Brasil e mais forte em outros países. Com a pandemia houve uma aceleração e muitas companhias optaram por manter esse formato, dados os seus benefícios em bem-estar dos profissionais e redução de custos.
O escritório virtual é um serviço procurado pelos empreendimentos que optam pelo trabalho 100% remoto. Assim, o contato entre a equipe é todo realizado à distância e existe uma base para recebimento de ligações, correspondências, registros oficiais e, claro, para incluir em materiais de divulgação.
Veja por que cada vez mais profissionais optam pelo escritório virtual
Até aqui foi possível ter uma noção das motivações por trás da migração para o trabalho remoto e contratação do serviço de escritório virtual. Mas é importante conhecer em detalhes o que está por trás dessa escolha.
Fator nº 1: flexibilidade
Muitas profissões têm na flexibilidade uma grande vantagem. Afinal, com liberdade para trabalhar de diferentes lugares é possível realizar viagens para encontrar clientes, participar de eventos, realizar projetos ou mesmo ficar em casa.
Ainda há a relação entre a mobilidade e o bem-estar, especialmente em uma cidade grande, como no caso de São Paulo. Deslocar-se todos os dias para ir ao escritório é extremamente cansativo e desgastante, podendo impactar no desempenho profissional.
Fator nº 2: redução de custos
O custo do serviço de escritório virtual é bem menor do que seria necessário para manter um espaço físico, principalmente em uma região nobre de São Paulo. Com essa economia, é possível investir em tecnologia, cursos e outros recursos para o crescimento do negócio.
Fator nº 3: confiança
Ter um endereço no rodapé do site institucional e materiais de divulgação em geral é importante para transmitir confiança aos clientes. Além disso, quando se trata de uma região conhecida por abrigar negócios de sucesso, esse dado ajuda a conferir solidez à empresa.
Fator nº 4: equipe profissional de atendimento
A forma como é feito o atendimento telefônico de uma empresa influencia a imagem que ela terá entre os clientes e parceiros de negócios. Com o escritório virtual, as chamadas são atendidas por uma equipe especializada que, além de cortesia, transmite agilidade no repasse de recados e informações.
Fator nº 5: possibilidade de usar o espaço físico
Em muitos casos, o serviço de escritório virtual pode incluir dias de trabalho presencial em uma sala comercial e permitir o aluguel de salas para reunião. Esse é mais um benefício que traz praticidade e contribui para a transmissão de confiança aos clientes.
Fator nº 6: apoio para a abertura de negócios
Trata-se de uma opção bastante interessante para empreendimentos iniciantes. Afinal, começar um negócio envolve uma série de desafios, tanto financeiros quanto de experiência.
Com o escritório virtual, pode-se utilizar o endereço do local para abrir a empresa na Junta Comercial, além de outras finalidades jurídicas e fiscais. Se tem, também, um atendimento eficiente e um endereço bem localizado para divulgar.
Quais as vantagens do escritório virtual em São Paulo?
O Índice de Cidades Empreendedoras (ICE) é um estudo realizado anualmente pela Endeavor, organização sem fins lucrativos voltada para a aceleração de empresas de alto impacto.
O Ranking ICE 2022 traz a capital paulista em primeiro lugar, mantendo o posto conquistado em anos anteriores. A pesquisa considera fatores, como:
Ambiente regulatório: diz respeito à legislação para a abertura e funcionamento de empresas.
Infraestrutura: conjunto de serviços para o estabelecimento dos empreendimentos.
Mercado: refere-se às oportunidades de comercializar bens e serviços.
Acesso ao capital: oportunidades de crédito para empreendedores investirem, por meio de financiamentos, aportes de investidores etc.
Inovação: condições para ter boas ideias, acessar novos mercados ou até criar.
Capital humano: pessoal qualificado para trabalhar nas empresas.
Cultura empreendedora: São Paulo é uma cidade bastante associada ao empreendedorismo e aos negócios. Logo, isso contribui para diversos fatores, como aquisição de conhecimento, selar parcerias, serviços como o de escritório virtual e até motivação.
Por todos esses fatores, o desejo de empreender em São Paulo é alto, pois se trata de uma cidade com grande potencial para os negócios.
Por outro lado, manter um espaço físico na capital, especialmente em áreas reconhecidamente empresariais, como Av. Paulista, Berrini e outras, tem um custo extremamente alto. Exatamente neste ponto entra o escritório virtual.
O fato de se tratar de um serviço que oferece uma estrutura de atendimento e um endereço de prestígio por custos reduzidos estimula a grande procura. Além disso, poder usar salas para trabalhar e receber clientes aumenta seu impacto positivo.
Onde encontrar escritório virtual em São Paulo?
Se está buscando escritório virtual em São Paulo, vai gostar de conhecer o Virtual Office, empresa com mais de 26 anos de experiência no ramo, que também oferece salas privativas e de reunião.
Além dos serviços comuns (endereço comercial e fiscal, atendimento telefônico e gestão de correspondência) os usuários podem receber clientes, realizar eventos e trabalhar presencialmente nas salas privativas.
São três unidades na capital (Paulista, Berrini e Itaim Bibi), duas em Alphaville (Barueri e Santana de Parnaíba) e uma no Rio de Janeiro (Avenida Rio Branco).
Acesse o site Virtual Office para saber mais sobre os serviços disponíveis e entre em contato para contratar o plano que melhor se encaixa nas suas necessidades!