O número de gestores que vem apostando nos escritórios compartilhados para os seus empreendimentos cresceu consideravelmente. Esse modelo oferece grande praticidade, permitindo reduzir burocracias e estresses cotidianos. Basicamente, trata-se de uma troca do pagamento de diversas contas como de água, luz, telefone, entre outras, por uma taxa fixa.
Dessa forma, esses usuários podem se concentrar única e exclusivamente na gestão de seus empreendimentos. Para quem deseja tornar esse processo ainda melhor, listamos uma série de ferramentas de gestão que contribuem para organizar as atividades cotidianas. Vamos conhecê-las melhor?
O que são ferramentas de gestão?
Em linhas gerais, as ferramentas de gestão são técnicas que ajudam a tomar decisões mais acertadas para o negócio. Tais técnicas podem ser aplicadas em companhias de todos os segmentos e portes. Os gestores passam a ter maior controle sobre os processos da organização.
Melhores ferramentas para a gestão de negócios
Sua empresa está alocada em um escritório compartilhado com diversas facilidades e você deseja aproveitar o tempo disponível para melhorar o seu processo de gestão? Confira a lista de ferramentas de gestão que preparamos para potencializar os resultados do seu negócio.
1. Plano de negócios
Antes de qualquer coisa, é importante ressaltar que o plano de negócios é diferente do modelo de negócios. Essa é uma das ferramentas de gestão usadas para o detalhamento dos objetivos da companhia no mercado. É utilizada como um passo a passo para colocar o empreendimento em funcionamento.
O modelo de negócio tem relação com o valor que a organização deseja entregar para o seu público, considerando o seu conceito, visão, estrutura, entre outros pontos. A partir do plano de negócios, o gestor entende quais são as questões variáveis e invariáveis para que sua empresa seja mantida em funcionamento. Os projetos podem ser realizados de forma mais organizada e com mais chances de sucesso.
Plano de negócios: por que usar?
Essa ferramenta deve ser aplicada por empreendimentos que estão buscando conquistar novos investidores e reduzir os riscos na realização de projetos. Ela permite ter uma visão clara da atuação da empresa e dos colaboradores envolvidos em cada tarefa.
2. Análise SWOT
Essa análise é especialmente interessante para os casos em que se deseja ter um diagnóstico detalhado a respeito de alguma situação da companhia. SWOT é a sigla em inglês da técnica e em português fica FOFA. Confira abaixo o que as letras significam nos dois idiomas:
Strengths (Forças)
Tem como foco a identificação dos pontos fortes da empresa, ou seja, o que a companhia pode oferecer ao mercado para se destacar.
Weaknesses (Fraquezas)
Os pontos fracos da empresa também precisam ser analisados, isto é, aqueles em que o empreendimento pode melhorar para oferecer algo melhor ao mercado.
Opportunities (Oportunidades)
Esse tópico observa o cenário externo para determinar quais são as oportunidades para a companhia. Assim podem ser traçados objetivos para o futuro.
Threats (Ameaças)
Observa os concorrentes e os fatores do ambiente externo que representam ameaças para o sucesso corporativo, ou seja, o que evitar ou contornar.
Essa ferramenta considera as forças e fraquezas como fatores internos. As oportunidades e ameaças, por sua vez, são fatores externos. Para aplicar essa análise é importante conhecer profundamente tanto a concorrência quanto o mercado em que a organização está inserida.
É uma ferramenta de gestão que pode ser utilizada para aprimorar o planejamento estratégico do seu empreendimento. O diagnóstico pode ser aplicado também na gestão de pessoas e de processos. Pode ter como finalidade a formulação de um plano de negócios ou então o desenvolvimento de uma estratégia de marketing.
Matriz SWOT: por que usar?
A ferramenta pode ser usada para entender o que a empresa pode aproveitar para o seu crescimento e o que deve evitar para se aprimorar. Dessa forma, a companhia pode alcançar melhores resultados, como o aumento das suas vendas ou se consolidar com uma participação de maior destaque no mercado.
3. 5W2H
A metodologia 5W2H é uma das ferramentas mais fáceis de adaptar desta lista e permite ter mais clareza na gestão da empresa e das funções. Torna mais prático o controle das tarefas e leva à otimização do tempo investido em cada uma delas, potencializando a produtividade.
É uma técnica que ainda funciona como um checklist de atividades a serem feitas pelos colaboradores da companhia. Essa sigla tem sua origem em sete perguntas, sendo que, em inglês, 5 começam com W e as outras 2 começam com H. Confira a seguir o que significa cada letra da sigla:
What (O quê)?
Qual é o objetivo ou qual é a ação que precisa ser realizada?
Why (Por quê)?
Por que realizar essa atividade ou por que essa ação é necessária?
Where (Onde)?
Onde esse projeto será aplicado ou onde cada etapa do plano de ação será realizada?
When (Quando)?
Quanto será o tempo gasto para realizar o projeto ou quando essa ação será realizada?
Who (Quem)?
Quem são os colaboradores envolvidos nesse projeto ou quem está envolvida em cada etapa?
How (Como)?
Como o projeto será realizado ou como cada ação será realizada (passo a passo)?
How Much (Quanto)?
Quanto o projeto irá custar ou qual será o custo de cada ação? Lembre-se de considerar as possibilidades financeiras da companhia, tornando possível fazer adequações antes de executar o projeto caso seja necessário.
5W2H: por que usar?
Tida como uma das ferramentas de gestão mais fáceis de aplicar, a 5W2H pode ser aplicada em qualquer companhia, independentemente do seu tamanho ou ramo de atividade. Essa ferramenta permite formalizar as etapas, evitando que algo seja mal planejado ou esquecido. Também ajuda a ter mais clareza nos detalhes do projeto.
Os gestores passam a contar com mais controle do que está sendo executado, de forma a reduzir conflitos ou dúvidas a respeito de prazos e responsabilidades. Pode, inclusive, reduzir possíveis problemas entre os colaboradores da equipe, afinal todos terão as suas funções devidamente distribuídas.
Gostou de conhecer essas ferramentas de gestão? Aplique-as na gestão do seu empreendimento e tenha resultados ainda mais positivos, aliados às facilidades oferecidas pelos escritórios compartilhados!