Como você definiria um escritório inteligente para si mesmo e sua equipe? Esse termo pode se referir a conceitos distintos. Pode ser, por exemplo, um espaço de trabalho que possui inúmeros recursos tecnológicos que otimizam as atividades.
Também pode referir-se ao uso de um espaço mais enxuto que atende somente às principais demandas. Além dessas, podem existir outras definições para explicar o que é um escritório inteligente. Para que um escritório seja verdadeiramente inteligente, deve ser planejado para atender as necessidades específicas de cada tipo de empreendimento.
Nesta publicação vamos explicar com mais detalhes o que é um escritório inteligente e listar dicas para trazer esse conceito para a realidade de trabalho da sua equipe. Vamos começar?
O que é um escritório inteligente?
Como mencionamos no começo do artigo, o conceito de escritório inteligente pode se referir a diferentes aspectos do modelo de trabalho como, por exemplo, a atuação administrativa do empreendimento. Dessa forma, compreendemos que não é um conceito atrelado somente a espaços físicos.
A força que uma empresa possui se relaciona com o seu planejamento, que se reflete em uma gestão sólida e comunicação eficiente. Portanto, não diz respeito a um escritório físico em si.
A tecnologia é um dos braços principais do que se entende, atualmente, por escritório inteligente. Isso porque permite realizar as atividades cotidianas de forma otimizada e com mais qualidade. E a tecnologia também não, necessariamente, está ligada a espaços físicos, mas sim a ideias e estratégias.
A partir desse panorama, fica claro porque muitas empresas bem-sucedidas têm apostado no uso de estruturas de escritórios compartilhados. Ter um escritório inteligente significa fazer um bom uso dos recursos a que se tem acesso, evitando desperdícios e aproveitando melhor as estruturas disponíveis.
A redução de custos proporcionada por esse sistema é apenas um dos benefícios dos escritórios compartilhados que condizem com a ideia de escritório inteligente. A ampliação da rede de contatos também aparece nessa lista com a possibilidade de centralizar sua atuação em um endereço bem localizado e aumentar a produtividade.
Escritório Inteligente: veja dicas de como ter um para você e sua equipe
Anteriormente explicamos os diferentes significados que a expressão escritório inteligente pode ter. Ficou claro que não, necessariamente, significa ter um espaço gigantesco ou com todas as atividades sendo realizadas nele.
Significa ter um espaço funcional, bem localizado, econômico e com os recursos tecnológicos necessários. Todas essas características são perfeitamente entregues por escritórios compartilhados.
A seguir listamos dicas de como tornar seu escritório mais inteligente para si mesmo e para a sua equipe. Elas te ajudarão a criar um ambiente mais propício ao aumento da produtividade e do engajamento da equipe, acompanhe!
1. Espaço funcional
O escritório inteligente é aquele que possui um espaço funcional. Isso significa ter em um local agradável todas as ferramentas de que os colaboradores precisam para realizar as suas atividades.
O local não precisa ser enorme para alocar o necessário, basta que tenha os recursos que a empresa precisa. Trabalhar em um ambiente organizado é crucial para potencializar o engajamento da equipe.
2. Tecnologia
Essa é uma grande aliada da produtividade e da otimização do trabalho. Então, é interessante investir nos recursos certos para favorecer o bom desempenho da sua equipe. Sempre que possível, invista na atualização de softwares e equipamentos. Também é crucial investir na qualificação e renovação dos conhecimentos da sua equipe em relação às tecnologias do seu setor.
3. Espaço dinâmico
Em plena era da informação e da tecnologia, não tem como esperar que os colaboradores entreguem o seu melhor em espaços que não tenham o mínimo de dinamismo.
Esse é, inclusive, um dos motivos que vem contribuindo para o aumento da busca por escritórios compartilhados para alocar empresas de diferentes segmentos. Nesses espaços, companhias e profissionais de diferentes segmentos convivem e podem trocar experiências nos intervalos.
4. Foco na atividade fim do empreendimento
Empresas que trabalham focadas na atividade-fim do seu negócio tendem a ter resultados melhores no mercado. Isso porque realizam as tarefas mais relevantes com maior atenção e preocupação.
Abrir demais o leque de atividades corporativas pode significar perder em qualidade em algumas dessas atividades. Lembre-se de que, ao fazer muitas coisas de uma só vez, pode ser que a sua empresa não consiga fazer nada bem feito.
5. Terceirização de serviços básicos
O foco na atividade-fim da empresa deve ser total e isso também significa terceirizar algumas tarefas básicas, como limpeza, recepção e manutenção do espaço. Empreendimentos que optam por instalar as suas atividades em um escritório compartilhado têm acesso a essas facilidades como parte do pacote.
Inclusive, alguns desses espaços oferecem também o serviço de escritório virtual, com o atendimento personalizado de ligações e recebimento de correspondências oficiais.
6. Preocupação com a motivação dos colaboradores
A motivação da equipe é essencial para que a administração do empreendimento esteja nos moldes do que se entende como um escritório inteligente. Profissionais motivados trabalham com mais excelência e buscam por inovação constantemente.
Trata-se, na verdade, de um círculo virtuoso, em que as demais características de um escritório inteligente contribuem para que os profissionais tenham maior motivação.
7. Busca pela constante atualização
A gestão de uma empresa deve ser atualizada de tempos em tempos para acompanhar as tendências de mercado. Trabalhar e se posicionar de acordo com as exigências e expectativas dos consumidores é um dos segredos para se manter relevante.
O ideal é que tanto os líderes de equipe quanto os demais colaboradores passem por atualizações constantes. A qualificação frequente permite que os profissionais reciclem seus conhecimentos.
Benefícios de um escritório inteligente
Um escritório inteligente apresenta aumento da produtividade e engajamento dos colaboradores. O clima organizacional tende a se tornar mais leve, permitindo que as equipes trabalhem com o seu potencial máximo.
Os recursos financeiros são melhor utilizados, reduzindo, assim, potenciais desperdícios e prejuízos. A companhia tende a se consolidar perante os seus clientes por ter uma atuação mais madura e bem-sucedida.
Gostou de saber mais sobre como ter um escritório inteligente? Aplique essas estratégias na sua empresa e tenha ótimos resultados!