O ambiente de trabalho de um escritório compartilhado costuma ser mais leve do que de escritórios convencionais. A convivência com profissionais de outras áreas nos momentos de descanso das atividades corporativas pode ajudar a tornar a rotina mais tranquila e dinâmica.
Contudo, essa leveza não deve significar menos zelo pela organização. Inclusive, deve motivar exatamente o oposto. Por estar em um espaço compartilhado, ainda que você tenha uma sala privativa, é essencial manter a organização.
Essa é uma forma de fomentar uma boa convivência com os colegas de escritório. Lembre-se que a sua bagunça pode se tornar um incômodo para as outras pessoas que estão no ambiente.
Continue lendo e confira dicas de como organizar o seu ambiente de trabalho.
Como manter a organização no ambiente de trabalho de um escritório compartilhado?
Estar em um ambiente de trabalho organizado contribui para impulsionar a produtividade e despertar a motivação. É difícil se manter atento às tarefas corporativas quando o escritório está desorganizado ou mesmo quando você deixa seus objetos de trabalho espalhados pelo ambiente.
Como citamos no início do artigo, a sua desorganização pode se tornar também um problema das pessoas com quem divide as áreas comuns. Então, nada melhor do que aproveitar as dicas que daremos em seguida para organizar o seu ambiente de trabalho. Vamos começar?
1. Considere as paredes
Ter uma sala privativa em um escritório compartilhado significa ter mais espaço para guardar documentos e objetos relevantes para realizar seu trabalho. Contudo, também significa ter mais cuidado para armazenar esses itens. Uma dica para potencializar a versatilidade da sua sala é apostar nos planos verticais, ou seja, usar as paredes como suporte.
Você pode instalar prateleiras para guardar livros e outros objetos relevantes. Pode, ainda, ter um mural que funcionará como calendário ou quadros de produtividade. A ideia é bem simples, objetos pequenos que poderiam sobrecarregar a sua mesa podem ser deslocados para o plano vertical.
2. Digitalize os documentos
O acúmulo de papel não é ecológico e nem interessante do ponto de vista motivacional. Ao se deparar com uma pilha de papéis, você pode se sentir em meio a um caos e não ter um bom começo de dia. Além disso, os seus colegas de escritório compartilhado podem ter uma má impressão da sua empresa.
O ideal para resolver essa questão é apostar na digitalização dos documentos através de soluções tecnológicas. No caso das empresas com uma estrutura média ou grande, é possível contar com serviços focados na GED (Gestão Eletrônica de Documentos).
Para os empreendimentos de menor porte e profissionais autônomos, é possível gerir por si mesmo esse processo. Informe-se sobre como fazer.
3. Sistematize com ordem os seus arquivos
Ainda que a sua empresa passe a adotar a digitalização de documentos, precisará armazenar alguns documentos fisicamente. Nesse caso, é essencial ter um sistema de arquivamento com uma ordem para guardar os seus arquivos.
O sistema adotado deve fazer sentido para a companhia. Quando se tem um sistema de organização, é possível apenas mantê-lo. Ao retirar um documento do lugar para uso, basta devolvê-lo no mesmo lugar.
5. Adote o uso de organizadores
No tópico anterior, falamos sobre a importância de ter um sistema de organização. Seguindo nessa lógica, é interessante adotar o uso de organizadores para ajudar a manter a ordem. Além de móveis que favorecem a separação de itens por categorias, como mesas com gavetas, é possível usar organizadores.
Podem ser gaveteiros de plástico, caixas transparentes, divisórias de acrílico (para usar nas gavetas), entre outros modelos. Cada categoria de item demanda um tipo de organizador.
As caixas organizadoras transparentes, por exemplo, podem ser usadas para guardar grandes quantidades de objetos. Um organizador giratório em acrílico pode servir para deixar todos os itens da mesa à mão.
6. Menos é mais
O minimalismo favorece a organização porque facilita manter cada coisa no seu devido lugar. O ideal é que os colaboradores que utilizam o espaço da empresa tirem um tempo para revisar e editar os itens que estão na sala.
Será que tudo o que está nas mesas precisa realmente estar lá? Reduzir a quantidade de coisas no escritório é o primeiro passo para ser mais organizado. Após ter eliminado os itens desnecessários, é importante saber diferenciar o que precisa estar à vista e o que pode ficar na gaveta.
Tudo o que for utilizado com certa frequência deve ser mantido sobre a mesa. O que é utilizado apenas de vez em quando pode ir para dentro das gavetas ou para os organizadores. Ao fazer essa seleção, você diminui a quantidade de itens que podem gerar bagunça no ambiente.
7. Cada coisa deve ter seu lugar
Após todo o processo de edição e organização do ambiente, é fundamental compreender que todos os itens precisam ter o seu devido lugar. Essa informação deve ser repassada para todas as pessoas que trabalham no ambiente da empresa no espaço compartilhado. Isso significa que um item retirado para uso deve ser devolvido no lugar certo.
Além disso, é essencial que essa postura seja adotada também para os itens pessoais dos profissionais. Esses objetos não devem ser deixados em ambientes de uso comum. Lembre-se de que em um escritório compartilhado a bagunça de uns se torna o incômodo de outros.
8. Motivação para manter a organização
A principal motivação para manter o sistema de organização ativo é observar o aumento da produtividade. Quando se tem tudo à mão e organizado, se perde menos tempo imerso no caos. Além de diminuir o tempo procurando pelos itens de interesse, é possível se sentir mais confortável no ambiente.
Para quem tem uma equipe, é essencial focar na motivação dessas pessoas em manter a organização. O líder do grupo pode e deve elogiar a organização e pontuar o quanto se ganha em qualidade de trabalho e de convivência. A organização gera uma sensação interna de paz e tranquilidade, isso é inegável.
Aplique essas dicas para organizar seu ambiente de trabalho e tenha ótimos resultados!