Existem diversas possibilidades para quem decide empreender e uma delas é poder contratar endereços para usar com finalidades fiscais e comerciais. Uma dúvida comum nesse sentido está relacionada às leis para usar escritório virtual, o nome dado a esse serviço.
Escritório virtual é um serviço prestado para empresas que inclui a disponibilização de endereço para fins fiscais e comerciais. Conheça as leis que regem essa modalidade de empreendimento.
Para ajudar a sanar todas as questões sobre o assunto, preparamos um conteúdo explicativo, que você poderá conferir a seguir. Boa leitura!
O que é escritório virtual?
Escritório virtual é um serviço prestado para empresas que inclui a disponibilização de endereço para fins fiscais e comerciais, além de atendimento telefônico e recebimento de correspondências. Dependendo do plano contratado, pode incluir também outras facilidades.
O termo virtual é empregado para descrever a distância entre o local em que o atendimento ocorre e onde as atividades da empresa são realmente executadas. Inclusive, a criação do serviço se deve ao desenvolvimento da tecnologia e da internet, que proporcionaram mobilidade às atividades.
Funciona da seguinte forma: o empresário contrata o serviço e então pode usar o endereço do escritório virtual para registrar o negócio e também em materiais de divulgação. Perceba que a empresa não irá, de fato, funcionar no local, tratando-se apenas do registro.
No entanto, é importante destacar que o empresário, mesmo não estando presente no escritório virtual, poderá ser facilmente localizado caso alguém o procure. A ideia é exatamente ter acesso a uma estrutura de endereços e atendimento, sem precisar arcar com todos os custos envolvidos na modalidade tradicional.
Por que usar um escritório virtual?
São muitos os motivos para usar um escritório virtual, confira os principais!
Economia
O escritório virtual é um serviço que, assim como vários outros, segue a ideia de economia compartilhada. Esse é um mercado focado no uso coletivo de bens e recursos que movimenta 15 bilhões de dólares anualmente, segundo dados apresentados pela PwC, empresa especializada em consultoria.
A contratação do escritório virtual substitui os custos de: alugar um espaço, contratar profissionais de atendimento, linha telefônica, serviço de internet e vários outros. Apenas com um levantamento rápido já dá para perceber a grande diferença que isso faz nos custos do negócio.
Com o escritório virtual, diversos empreendimentos podem compartilhar a mesma estrutura. Afinal, a empresa que oferece o serviço pode atender vários clientes, pois conta com equipes voltadas especificamente para realizar os atendimentos.
Mobilidade
O trabalho remoto é uma realidade e cada vez mais empresas estão operando dessa forma. No entanto, é importante ter uma base e o escritório virtual faz exatamente esse papel.
Dessa maneira, os empreendedores e funcionários podem realizar viagens de negócios, trabalhar em casa, em espaços compartilhados ou onde preferirem, sabendo que haverá alguém respondendo por eles e redirecionando recados.
Produtividade
No primeiro tópico mencionamos a economia alcançada através da contratação do serviço de escritório virtual. Entretanto, não se poupa apenas dinheiro com essa decisão, mas também tempo.
Quem empreende tem muito trabalho a fazer, decisões a tomar, reuniões, pesquisas, relatórios. Quando é preciso também cuidar de questões ligadas ao funcionamento do escritório, a situação pode ficar bastante complicada.
Contando com uma estrutura de atendimento é possível focar totalmente na atividade-fim da empresa. Consequentemente, com mais tempo para os negócios dá para alcançar um maior nível de produtividade e obter melhores resultados.
Atendimento de qualidade
O atendimento é um fator fundamental para o sucesso de um negócio. Hoje, mais do que produtos e serviços de qualidade, os clientes buscam ser atendidos com eficiência e gentileza. Por isso, ser mal atendido é um fator que leva ao rompimento de muitos relacionamentos comerciais.
Um dos serviços oferecidos em planos de escritório virtual é o atendimento telefônico. Com ele, nenhum recado é perdido e as pessoas que entram em contato são atendidas por uma equipe especializada, causando uma excelente impressão.
Credibilidade
Estamos vivendo a era digital, o que nos proporciona muitas facilidades, contudo, as coisas físicas ainda são valorizadas. Isso inclui o local em que uma empresa está instalada, mesmo que virtualmente.
Informar no site da marca um endereço localizado em um grande polo de negócios contribui para transmitir mais credibilidade. As regiões da Avenida Paulista e da Berrini, localizadas na capital paulista, são dois bons exemplos disso.
O escritório virtual democratiza o acesso a esses endereços, afinal, você desfruta dos benefícios sem arcar com os custos envolvidos na locação de um imóvel. Essa é uma oportunidade incrível para empreendimentos que estão construindo sua imagem perante o mercado.
Claro, não podemos nos esquecer do papel do atendimento para a construção de uma imagem positiva perante o público. Como mencionamos no tópico anterior, o atendimento telefônico de excelência é uma grande vantagem para as empresas.
Leis para usar escritório virtual: tire suas dúvidas!
Até aqui explicamos o que é e como funciona o serviço, mas o que dizem as leis para usar escritório virtual, será que isso é permitido? Vamos entender a seguir!
1. Regras sobre domicílio fiscal
O domicílio fiscal é aquele utilizado para registrar a empresa em órgãos oficiais. Sua finalidade é apontar o local onde o empresário possa ser encontrado para receber documentos, correspondências relacionadas a impostos ou à justiça, se for necessário.
Para apresentar o endereço que servirá de domicílio fiscal é preciso ter permissão do proprietário do imóvel. Dependendo do ramo de atuação do negócio, pode ser o endereço residencial, entretanto, essa opção não é a mais indicada por questões de privacidade e também de credibilidade.
A Lei nº 4.191, de 1962, define que o domicílio fiscal de uma pessoa jurídica do direito privado, ou seja, de empresas, pode ser a sede de qualquer dos seus estabelecimentos. Assim, a contratação do escritório virtual é permitida.
2. Mudança de domicílio fiscal
Ainda segundo a Lei nº 4.191, mudanças no domicílio fiscal precisam ser comunicadas aos órgãos responsáveis. O prazo para realizar essa alteração é de 15 dias, iniciando a contagem a partir do dia da mudança.
Com o escritório virtual, a empresa pode mudar de sede sem essa preocupação com a alteração de endereço. Mas, claro, desde que o serviço seja contratado de uma prestadora séria e já consolidada no mercado.
3. Tipos de negócio que se enquadram no escritório virtual
Cada empresa registrada no Brasil é classificada em um código CNAE principal, sigla para: Classificação Nacional de Atividades Econômicas. Além disso, é possível incluir classificações secundárias referentes a outras atividades que também são realizadas pelo empreendimento.
Existem regras específicas de acordo com o código, dependendo da atividade exercida e dos riscos envolvidos. Por exemplo, empresas de comércio necessitam de inscrição estadual, e em alguns municípios o endereço do escritório virtual não pode ser usado para essa finalidade.
Com exceção desses casos, qualquer empreendimento que não necessite funcionar em um local fixo pode se beneficiar do escritório virtual. Confira alguns exemplos:
- Agências de publicidade e marketing;
- Escritórios de advocacia;
- Empresas de consultoria;
- Serviços para eventos;
- Agências de viagem;
- Profissionais de TI;
- Serviços de pesquisa;
- Empresas de treinamento e desenvolvimento de pessoas.
Esses são apenas alguns exemplos da ampla gama de empresas que podem contar com as facilidades oferecidas pelo escritório virtual.
Conclusão
Como foi possível ver, as leis para usar escritório virtual são bastante amplas e a contratação do serviço é permitida para a maioria dos negócios. Esse é um grande benefício para os empreendedores, que podem ter acesso a uma estrutura de atendimento completa, além de endereço para registrar o negócio, por um custo reduzido.
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