Você sabia que a comunicação interna é um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas brasileiras? Segundo uma pesquisa realizada pelo Project Management Institute, 64% das companhias nacionais apontaram essa dificuldade.
Não é coincidência que habilidades de comunicação sejam tão valorizadas pelos recrutadores. No entanto, apenas contratar profissionais que se comunicam bem não é suficiente, é necessário realizar esforços para melhorar a transmissão de informações internamente.
Nesta postagem vamos compartilhar dados e dicas valiosas para melhorar a comunicação em empresas. Continue a leitura para acompanhar e aplicar no seu empreendimento!
O que é comunicação interna?
É chamada de comunicação interna a forma com a qual a informação é transmitida em uma empresa entre os seus setores. Ela é importante para o funcionamento eficiente e efetivo da organização, ajudando a manter todos os membros alinhados e engajados com os objetivos definidos pelos gestores.
A comunicação interna pode ser formal ou informal e pode incluir reuniões, e-mails, boletins internos, mensagens por chat, entre outros canais. É necessário que seja clara, objetiva e regular para manter a transparência e evitar mal-entendidos.
Negócios onde a comunicação é ineficaz podem enfrentar os seguintes problemas:
- Conflitos entre colaboradores;
- Prazos perdidos;
- Falta de informação sobre as metas do empreendimento;
- Alta rotatividade de funcionários;
- Grande demanda de retrabalhos.
As consequências desses problemas são muitas, como: insatisfação de clientes, perda de contratos, clima interno tenso e prejuízos financeiros.
Quais as vantagens de uma comunicação interna eficaz?
Quando a comunicação interna é eficaz, os colaboradores se entendem e as atividades fluem. Conheça mais vantagens a seguir.
Alinhamento dos funcionamentos
A comunicação interna de qualidade permite o alinhamento entre os funcionários. Dessa forma, todos sabem onde encontrar as informações que precisam e se comunicam entre si, trabalhando em uma mesma sintonia.
Aumento da confiança
Falta de informação gera insegurança, o que não é nada positivo para uma companhia. No cenário oposto, onde há uma comunicação interna eficaz, o resultado é o aumento da confiança dos profissionais em relação ao empreendimento.
Retenção de talentos
Entre 2019 e 2021, a rotatividade de funcionários nas empresas brasileiras foi de 82%, segundo pesquisa realizada pela Robert Half, referência em recursos humanos.
Essa alta taxa de mudanças de emprego não é nada boa para as companhias, porque muito é perdido. Novas contratações representam custos com recrutamento, treinamento, sem contar nas perdas ligadas ao relacionamento entre os funcionários, que precisará ser reconstruído.
Existem vários fatores que impulsionam essa rotatividade, como salário abaixo do mercado, clima organizacional negativo, falta de perspectiva de crescimento e a comunicação ineficaz.
Quando a informação é transmitida de forma clara, os profissionais se sentem mais seguros, conforme citado no tópico anterior. Inclusive, é possível reverter casos de pedidos de demissão através do diálogo e do conhecimento das insatisfações dos trabalhadores.
Redução dos riscos de vazamento de dados
O vazamento de dados é um problema grave que tem grande relação com a comunicação interna. Nas companhias onde há preocupação com os processos comunicativos entre a equipe, as chances de vazamentos ocorrerem é reduzida, evitando problemas com clientes, multas, prejuízos e outros transtornos.
Mais facilidade para gerenciar crises
Crises sempre podem acontecer e na maior parte dos casos elas vêm de forma inesperada. Nessas situações, ter uma base forte de comunicação interna ajuda a contornar o ocorrido com mais confiança. Assim, os danos podem ser controlados e o problema superado.
Principais desafios da comunicação interna
Vamos conhecer os principais desafios enfrentados pelas empresas para melhorar a sua comunicação interna? Acompanhe!
Meios de comunicação ultrapassados: hoje, as empresas têm acesso a diversas ferramentas para a comunicação. No entanto, especialmente em empreendimentos tradicionais, pode haver resistência na adoção de soluções modernas.
Comunicação desigual entre os colaboradores: quando não há um fluxo predefinido de informações, a comunicação se torna desigual. Assim, alguns funcionários ficam sem acesso aos acontecimentos, enquanto outros sempre sabem de tudo.
Centralização das informações: quando os gestores centralizam as informações, a equipe fica sem acesso e abre-se espaço para dúvidas e inseguranças.
Sobrecarga de informações: as mensagens precisam ser adaptadas ao receptor para serem entendidas. Do contrário, quando as informações são apenas “despejadas” sobre os funcionários, muitas acabam perdidas.
Conheça ferramentas capazes de melhorar a comunicação interna
Anteriormente falamos sobre as várias ferramentas disponíveis para melhorar a comunicação interna nas companhias. Agora, aproveite para conhecer as principais e as suas vantagens.
Sistema de base de conhecimento
Um sistema de base de conhecimento é uma ferramenta que permite a organização, armazenamento e recuperação de informações estruturadas e relevantes sobre um determinado assunto ou domínio.
É frequentemente utilizado por empresas para fornecer aos seus clientes e colaboradores informações precisas e de fácil acesso. Dessa forma, se aumenta a eficiência, a resolução de problemas e o suporte para as decisões.
O e-mail é uma ferramenta tradicional nas empresas, mas em muitas vem sendo deixada de lado e perdendo a preferência para aplicativos de mensagem, como o WhatsApp.
Entretanto, existem assuntos que podem se beneficiar de uma comunicação mais estruturada e fácil de encontrar em caso de necessidade. Com o grande volume de mensagens, muitas se perdem, já com o e-mail o conteúdo fica seguro, armazenado na conta de quem enviou e de quem recebeu.
Plataforma de gestão de projetos
Em uma equipe é importante que todos saibam o que cada um está fazendo. Isso facilita a organização, o ajuste de prazos e dá uma visão do todo, necessária para a realização de um trabalho alinhado e coeso.
As plataformas de gestão de projetos são ótimas para facilitar essa organização. Elas são baseadas no método Kanban, que utiliza fichas para categorizar as tarefas em: para fazer, sendo feitas e concluídas.
Sistema para troca de mensagens instantâneas
As mensagens instantâneas são grandes aliadas da comunicação interna, principalmente entre equipes que atuam remotamente ou em regime híbrido. O ideal é que a empresa disponha de uma plataforma própria para isso, evitando que os funcionários usem aplicativos de uso pessoal.
Essa divisão é necessária para garantir a segurança das informações internas e evitar a sobrecarga de trabalho em horários que deveriam ser de descanso.
Passo a passo para melhorar a comunicação na empresa
Já sabemos o que é a comunicação interna, sua importância, os perigos de não cuidar desse aspecto em uma organização e algumas ferramentas que podem ajudar. Agora é hora de conhecer o passo a passo para aplicar na sua empresa, confira!
1. Definir os objetivos da empresa em relação à comunicação interna
Primeiramente, é preciso fazer uma análise da situação atual da comunicação interna da empresa. Os questionamentos a seguir podem dar um bom direcionamento:
- Como está funcionando a comunicação interna atual?;
- O que vai bem e o que vai mal?;
- Como você gostaria que fosse a comunicação interna da empresa?;
- Quais são os seus objetivos? (incluir desde objetivos de curto prazo até metas de longo prazo).
2. Identificar as necessidades de comunicação da companhia
Após obter uma compreensão clara do que deseja alcançar, é hora de identificar as necessidades da companhia. Considere os seguintes pontos:
- Segurança de dados;
- Interação entre a equipe;
- Inclusão dos funcionários nas conversas, inclusive os que atuam remotamente;
- Gerenciamento de acesso dos usuários aos sistemas;
- Segmentação do público interno por tipo de informação.
3. Criar uma estratégia de comunicação interna
Conhecendo o cenário atual e as necessidades, chega o momento de criar a estratégia de comunicação interna da empresa. Alguns aspectos a considerar sobre o compartilhamento de informações incluem:
- Tipos de informação a serem transmitidas;
- Quando e com que frequência;
- Com qual ferramenta;
- Com quem compartilhar.
4. Escolher as ferramentas a serem usadas
A escolha das ferramentas de comunicação interna é uma importante etapa de todo o processo. O ideal é definir uma combinação que faça sentido para as necessidades da organização. Assim, cada uma será usada conforme o tipo de informação a ser transmitida.
5. Implementar a estratégia criada
Estratégia criada, é preciso implementá-la, sempre com a consciência de que esse tipo de mudança leva certo tempo para as pessoas se acostumarem. No entanto, é preciso haver empenho entre a equipe.
Nessa etapa é essencial demonstrar abertura para tirar dúvidas e até estimular que os funcionários perguntem. Quanto mais engajados eles estiverem, mais rápido será o processo.
6. Avaliar os resultados
Por fim, é necessário avaliar os resultados, colhendo feedbacks dos colaboradores e analisando se as metas definidas estão sendo alcançadas. Nessa etapa pode ser necessário realizar algumas alterações para garantir a eficiência da comunicação interna.
Conclusão
Peter Drucker, o pai da administração moderna, afirmou que “60% de todos os problemas das empresas resultam de falhas na comunicação”. Evite que isso aconteça no seu negócio, colocando as dicas compartilhadas em prática.
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