Como fazer reuniões produtivas e otimizar tempo

Como fazer reuniões produtivas e otimizar tempo

Reuniões costumam ser constantes na rotina de trabalho, mas mesmo sendo um encontro que deveria ser prático, para tomar decisões e ter novas ideias, as pessoas acabam perdendo o foco inicial, na maioria das vezes, por não saber conduzir a situação.

É preciso contar com a colaboração dos funcionários envolvidos para a organização de pautas relevantes para aquele momento. As horas gastas com assuntos fora de contexto acabam sendo desperdiçadas, não levando a reunião para uma ação efetiva por parte da equipe.

O papel da pauta é organizar os assuntos por ordem de relevância e reduzir o tempo, mas é importante que esses encontros apresentem resultados com o passar dos dias, na prática, que as ações pautadas na reunião tragam resultados para a empresa. Como fazer reuniões produtivas e otimizar seu tempo e o dos colaboradores?

Antes de tudo, tenha um assunto previamente definido, ele vai ser o foco da discussão e deve ser feito com antecedência, colocando em ordem de importância os temas a serem abordados. Essa ordem de importância garante que os assuntos citados sejam discutidos antes.

Sua equipe deve estar preparada, avise-os com antecedência, se possível compartilhe a agenda de reunião com os participantes, assim eles terão a oportunidade de se preparar e filtrar os temas que podem ser relevantes para o encontro, deixando de lado questionamentos que não são oportunos para o momento.

Determine um horário para terminar as reuniões e respeite o tempo estipulado, a pauta bem estruturada vai ajudar a manter o foco e discutir os itens de acordo com o tempo daquela reunião. Caso não dê, acrescente esses temas para serem discutidos no próximo encontro, fazendo o mesmo esquema da ordem de importância.

Provavelmente, você já esteve numa reunião onde se sentiu confuso com os assuntos e objetivos que ali foram tratados, para que nenhum participante sinta essa sensação, faça uma breve retrospectiva sobre as ações e atividades que deverão ser cumpridas até o próximo encontro. No final, registre todo o conteúdo em uma ata, relate os assuntos discutidos e ações que deverão ser feitas após o encontro. Isso demonstra que todos estão de acordo, cientes do tema e que trarão resultados dentro do que foi acertado entre a equipe.

Você tem um espaço para realizar essas reuniões? É um local de fácil acesso para todos da equipe? Antes de definir, veja a disponibilidade das pessoas envolvidas. Com 20 anos de atuação nesse mercado, o Virtual Office é a maior empresa de escritórios virtuais em números de clientes no país.

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