10 Maneiras De Encontrar Mais Tempo Em Sua Agenda

10 Maneiras De Encontrar Mais Tempo Em Sua Agenda

1. Não Aceite Reuniões que Você Acha Improdutivas

Está certo que não conseguiremos nos livrar de todas, mas evite aceitar aquelas reuniões que você sabe que não vão agregar nada ou chegar a lugar nenhum. Convença seu cliente a fazer uma teleconferência. O Skype é uma excelente forma de se economizar tempo quando temos que tratar de um assunto cara a cara, mas não podemos perder tempo indo e vindo no trânsito ou em viagens. “Ah, mas meu cliente não usa o Skype e ele não tem webcam”. Dar uma de presente pra ele pode ser uma boa pedida e você ainda pode convencê-lo a usá-la com os clientes dele, simplesmente dizendo o quanto ele economizará em combustível e é claro, em tempo.

2. Se Tiver que Fazer Reuniões, Faça Reuniões Eficazes

Estabeleça um tempo para a reunião e divida-a em tópicos com prazo definido para cada um. É melhor perder tempo planejando uma reunião, do que perdê-lo em debates intermináveis e conversas inúteis. Incentive cada um dos participantes a preparar seu material com antecedência.

3. Estabeleça Horários de Trabalho

Isso pode parecer “chover no molhado”, afinal a maioria de nós trabalha 8 horas por dia. Ok, você trabalha 14 horas? Não importa! O que quero dizer aqui é que todos nós temos determinadas atividades que exigem uma qualidade de tempo diferente para cada uma. Algumas nos exigem concentração profunda e ininterrupta, como quando trabalhamos com o orçamento ou programando o computador, por exemplo. Para essas atividades devemos liberar um espaço maior de tempo na agenda, preferencialmente na parte da manhã, quando nossa mente está mais relaxada. Para aquelas meramente burocráticas, como ir ao banco, podemos reservar um período após o almoço, quando podemos aproveitar para fazer a digestão com uma boa caminhada.

4. Estabeleça um Horário para Diversão

Reserve um horário na sua agenda para praticar exercícios ou se divertir um pouco. Ou você acha que todos aqueles escritórios do Vale do Silício, como o Google e o Facebook, com aquelas salas cheias de consoles de vídeo games, mesas de sinuca, freesbies e bikes são meramente caprichos de seus idealizadores? Eles sabem disso mais do que ninguém. Trabalhar em frente a um computador o dia inteiro pode ser tão exaustivo como correr uma maratona. E o pior é que não gera endorfina e enferruja seu corpo, além de em determinados casos, gerar um stress mental muito grande. Por isso é muito importante que você inclua um período de descanso, da mesma forma como agendaria uma reunião importante.

5. Fuja dos Horários de Pico

Tente chegar ao escritório mais cedo. Tente sair de casa antes ou depois dos horários de pico. Claro que nem sempre iremos conseguir fazer isso, mas se conseguirmos nos livrar do trânsito matinal, isso já será um grande ganho de tempo. E o nosso humor agradece.

6. Junte o Útil ao Agradável, Combine as Coisas

Sempre que for possível, tente combinar reuniões e encontros com outras atividades que você possa realizar depois. Um exemplo prático é agendar uma reunião em um restaurante próximo ao local onde haverá uma feira tecnológica que você queira ir. Eventualmente, você poderá até convidar o cliente para ir ao evento com você. Se você estuda e a reunião for ao final da tarde, poderá agendá-la em um local próximo da Universidade. Sugira isso para o seu cliente.

7. Flexibilidade é Tudo

Seja flexível com sua agenda para maximizar sua produtividade. Imprevistos acontecem o tempo todo. Foi-se o tempo em que podíamos trabalhar das 8 às 17hs tranqüilos, sem interrupções e sem mudanças. Mesmo que você tenha separado um horário da manhã para determinada atividade, separe um tempo para “imprevistos”. Por mais que você não esteja esperando, sempre é tempo de atender um cliente. Por isso sua agenda tem que ser flexível. Se não houver nenhuma interrupção, você está dentro do seu Schedule, se houver algum imprevisto, você também estará. Entendeu o espírito?

8. Pausa pra Respirar

Às vezes, quando estamos tremendamente ocupados, acabamos nos transformando em workaholics inveterados, sendo produtivos ou não. Nessas horas os problemas parecem maiores ou mais complicados do que de fato são e chegam a parecer insolúveis. É nesse momento que você deve “dar um break”, ou seja, dar um tempo e sair para nem que seja tomar um café na esquina ou mesmo para dar uma pequena caminhada. Uma boa pedida é ir visitar uma livraria ou um museu de arte. O grande lance é descontrair sua mente para que ela possa encontrar a solução do problema em seu subconsciente. Por incrível que pareça, já resolvi dezenas de problemas no desenvolvimento de um projeto, simplesmente me desligando dele, fazendo coisas completamente diferentes. A neurolinguística pode explicar isso melhor do que eu.

9. Desligue-se da Televisão e das Redes Sociais

Hoje em dia a TV tem ganhado um papel cada vez mais secundário em nossas vidas, só que no lugar dela, as redes sociais tem entrado de sola. Assim, se você não gasta mais seu tempo em frente à televisão, agora passa a gastar em frente a comunidades como o Facebook. Não tenho nada contra, desde que isso não consuma uma parte de seu dia que pode ser aproveitada com coisas mais importantes, como dedicar-se a uma atividade física, a encontros com os amigos (sim, isso é importante) e até a leitura de bons livros. Aliás, quando estamos trabalhando muito, qual a hora do dia que nos sobra para ler? Provavelmente pouco antes de dormir. Por isso, fique atento para que a TV e as redes sociais não ocupem muito tempo em sua vida.

10. Separe um Pouco de Tempo para Você

Qual a finalidade para trabalharmos tanto? Para termos “tempo” pra nós mesmos, para quando ficarmos velhos, podermos “curtir a vida adoidado”? Acho que não há nada mais ilusório do que esse pensamento. Se continuarmos nesse ritmo frenético, quando chegar a hora da bendita aposentadoria, não teremos mais saúde e nem um décimo da energia que temos agora para fazer qualquer coisa. Por isso é de extrema importância que aprendamos a separar um tempo pra nós mesmos, diariamente, nem que seja por apenas meia hora, para fazermos o que quisermos. Pode ser na hora do almoço, num momento em que você dá atenção aos seus filhos, uma hora para praticar algum esporte ou até para levar seu cachorro pra passear (para os que trabalham em casa). Não importa. Esse momento tem que ser seu! No meu caso, tento dedicar algum tempo para escrever meu livro. Nem sempre isso será possível, mas aquele tempo tem que estar lá, reservado naquele espaço especial da sua agenda.

Fonte: Super Empreendedores


Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *